Erfolgreiche Modern Workplace Journey mit Governance

Rencore Governance unterstützt die Wirtschaftskammer Österreich (WKO), ein veraltetes, manuelles Microsoft 365 Governance-System durch eine skalierbare, automatisierte Plattform zu ersetzen. Durch diese Maßnahme gelingt der WKO, die in vielerlei Hinsicht als das Rückgrat der österreichischen Wirtschaft versteht, die Transformation hin zu sicheren und zukunftsfähigen Arbeitsplätzen für die mehr als 5000 Mitarbeiter.

Microsoft 365 Journey

Die WKO, kurz für Wirtschaftskammer Österreich, hat ihre IT-Transformation 2019 mit der Einrichtung eines Microsoft-365-Kompetenzzentrums eingeleitet. Die COVID-19-Pandemie beschleunigte die Einführung von Microsoft Teams, die anfangs über eine speziell entwickelte PowerShell-Lösung verwaltet wurde. Mit der zunehmenden Akzeptanz stieg auch die Komplexität der Governance, was die WKO dazu veranlasste, einen robusteren und nachhaltigeren Ansatz zu suchen.

Warum Rencore Governance?

Die WKO Inhouse GmbH, der interne IT-Dienstleister der WKO, entschied sich für Rencore Governance, nachdem sie mehrere Drittanbieterplattformen evaluiert hatte. Die Entscheidung basierte auf der Übereinstimmung der Plattform mit internen Anwendungsfällen, der Reaktionsfähigkeit auf Feedback und der Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards. Positive Referenzen von bestehenden Rencore-Kunden unterstützten die Wahl zusätzlich.

Die Herausforderung

Die WKO stieß auf mehrere Governance-bezogene Probleme:

Lebenszyklus-Management: Für Teams und SharePoint-Ressourcen gab es keine klaren Bereitstellungs- und Deprovisionierungsprozesse.
Verwaiste Ressourcen: Nicht verwaltete Sites ohne Eigentümer stellten ein Sicherheits- und Compliance-Risiko dar.
Einschränkungen bei der Skalierbarkeit: Die PowerShell-Lösung wuchs auf über 6.000 Codezeilen an und war daher schwer zu warten.
Begrenzte Sichtbarkeit: Es gab keinen zentralen Überblick über die Governance-Situation.
Manuelle Prozesse: Governance-Aufgaben waren reaktiv und zeitaufwändig.

Wie Rencore Governance geholfen hat

Rencore Governance bot eine umfassende Lösung, die auf die Bedürfnisse von WKO zugeschnitten war:

Zentralisierte Dashboards boten einen vollständigen Überblick über die Governance-Situation.
Benutzerdefinierte Compliance-Richtlinien entsprachen den internen und gesetzlichen Standards.
Die Lizenzoptimierung senkte die Kosten und verbesserte die Ressourcenzuweisung.
Automatisierte Workflows rationalisierten die Abläufe, wie z. B. die Umwandlung von öffentlichen in private Teams.
Die Governance-Richtlinien wurden konsistent auf alle Microsoft 365-Dienste angewendet, wodurch Silos beseitigt wurden.

Ergebnis

Die WKO sah sofortige Verbesserungen nach der Implementierung:

Die betriebliche Klarheit wurde durch eine einheitliche Sicht auf die Microsoft 365-Umgebung verbessert.
Der manuelle Arbeitsaufwand verringerte sich, und die Konsistenz bei den Governance-Aufgaben nahm zu.
Die Plattform ist mit der IT-Roadmap von WKO skalierbar und unterstützt die langfristige Strategie.
Die Audit-Bereitschaft wurde verbessert und das Vertrauen in Compliance und Sicherheit gestärkt.
Governance entwickelte sich zu einer proaktiven Disziplin, die die strategische Agilität unterstützt.

Blick in die Zukunft

WKO plant, seine Governance-Abdeckung auf Power Platform, Planner und Intune zu erweitern. Das Unternehmen prüft auch die Integration mit KI-Tools wie Copilot und Copilot Studio.

Zukünftige Initiativen umfassen die Nutzung von Azure Secure Score für proaktive Sicherheitseinblicke und die Gewährleistung einer nahtlosen Integration mit den sich entwickelnden Funktionen von Rencore.

Fazit

WKOs Reise mit Rencore Governance unterstreicht den Wert einer strategischen Transformation. Durch die Umstellung von manuellen Prozessen auf automatisierte Governance hat WKO seine internen Abläufe gestärkt und den Grundstein für langfristigen Erfolg gelegt.

Dieser Fortschritt kommt nicht nur der WKO und ihren regionalen Kammern zugute, sondern auch der österreichischen Wirtschaft im Allgemeinen.

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