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How-to 5 Schritte 4 Min. Lesezeit Aktualisiert am 11. November 2026

So verringern Sie den Aufwand der Audit-Vorbereitung in Microsoft 365

Die Audit-Vorbereitung wächst, wenn Kollaborationsräume keinen Owner und keinen Nachweis haben. Benannte Owner, regelmäßige Prüfungen und exportierbare Berichte machen sie zum Export.

Torsten Mandelkow Funktioniert mit
How-to

Was ist Audit-Bereitschaft in Microsoft 365?

Audit-Bereitschaft in Microsoft 365 heißt, den Nachweis im laufenden Betrieb zu führen, sodass die Vorbereitung ein Export ist und kein Projekt. Dafür braucht jeder Workspace einen benannten Owner, es braucht regelmäßige Prüfungen von Zugriff und Aktivität und einen Beleg für jede Entscheidung, der auf Anfrage vorliegt.

Kurz gesagt

  • Unverwaltete Kollaborationsräume haben keinen Owner, keinen dokumentierten Zweck und keine Prüfhistorie, jeder kostet Stunden beim Erklären.
  • Prüfer fragen jedes Mal dasselbe: Wer besitzt das, wer erreicht es, wurde es geprüft?
  • Nachweise, die erst zum Audit gesammelt werden, sind veraltet; Nachweise, die im Betrieb entstehen, sind aktuell.
  • Geplante Berichte machen aus der Audit-Anfrage einen Export.

Schritt für Schritt

Fünf Schritte verlegen die Arbeit für ein Audit vom hektischen Endspurt in den laufenden Betrieb.

  1. Zusammentragen, was Prüfer verlangen

    Sammeln Sie die Anforderungen Ihres letzten Audits und der Regelwerke, denen Sie unterliegen, etwa DORA, NIS2 oder ISO 27001. Fassen Sie sie zu wenigen wiederkehrenden Fragen zusammen: Verantwortung, Zugriff, Prüfung und Entfernung.

  2. Jedem Workspace bei der Erstellung einen Owner geben

    Verlangen Sie bei der Erstellung eines Teams, einer Website oder Gruppe einen Owner und legen Sie einen Ersatz fest, falls er geht. Ein Workspace mit Owner beantwortet die erste Audit-Frage ohne jede Recherche.

    Tipp: Beginnen Sie mit Workspaces, die sensible Daten enthalten oder externe Mitglieder haben, und arbeiten Sie sich nach außen vor.

  3. Zugriff und Aktivität zyklisch prüfen

    Bitten Sie Owner, Zugriff und Zweck in festem Abstand zu bestätigen, und archivieren Sie Workspaces, die inaktiv geworden sind. Jede bestätigte oder entfernte Berechtigung wird zu einem datierten Beleg.

    In Rencore:

  4. Jede Entscheidung in einem Protokoll festhalten

    Halten Sie an einem Ort fest, wer was wann entschieden hat, nicht verstreut über Postfächer und Chatverläufe. Das Protokoll ist der Nachweis, dass Kontrollen liefen, und genau das testen Prüfer.

    In Rencore:

  5. Die Berichte planen, die Prüfer lesen

    Richten Sie wiederkehrende Berichte zu Inventar, Verstößen und Prüfergebnissen ein, täglich, wöchentlich oder monatlich zugestellt. Wenn die Anfrage kommt, liegt der aktuelle Bericht schon im Postfach.

    In Rencore:

Warum unverwaltete Kollaborationsräume den Audit-Aufwand erhöhen

Ein Prüfer beginnt mit einfachen Fragen: Wer besitzt dieses Team oder diese Website, wer hat Zugriff, warum existiert sie, und wann wurde der Zugriff zuletzt geprüft? Bei einem verwalteten Workspace stehen die Antworten fest. Bei einem unverwalteten gibt es keinen Owner, den man fragen könnte, keinen dokumentierten Zweck und keine Prüfhistorie, sodass jemand alle drei aus Admin Centern und Postfächern rekonstruieren muss.

Multipliziert mit Tausenden von Teams, Websites und Gruppen wird die Audit-Vorbereitung zu einem eigenen Projekt. Der Aufwand liegt nicht im Audit selbst, sondern darin, Informationen wiederzufinden, die nie festgehalten wurden. Wer Verantwortung und Entscheidungen im Moment ihres Entstehens festhält, braucht später deutlich weniger Zeit, sie zu belegen.

Konnektoren in dieser Anleitung

Jede Konnektor-Seite in der Rencore-Dokumentation listet die Objekte, Richtlinien, Berichte und Aktionen hinter diesen Schritten.

Häufige Fragen zur Audit-Vorbereitung in Microsoft 365

Wie viel der Audit-Vorbereitung lässt sich wegnehmen?
Am stärksten schrumpft die Sammelarbeit, also die Zeit für Screenshots, Exporte und Antworten der Owner. Entscheidungen gegenüber einem Prüfer zu erklären, kostet weiterhin Zeit, doch wenn Verantwortung und Prüfungen dokumentiert vorliegen, besteht die Arbeit darin, einen Bericht zu erzeugen statt Historie zu rekonstruieren, und das gilt für jedes Regelwerk, dem Sie unterliegen.
Liefert Microsoft Purview nicht schon Prüfnachweise?
Microsoft Purview liefert Auditprotokolle, Aufbewahrung und eDiscovery, und diese sind für Untersuchungen und für Inhalte unverzichtbar. Sie halten fest, was mit Inhalten geschah und wer es tat. Sie sagen Ihnen nicht, wer ein Team besitzt, ob sein Zugriff geprüft wurde oder welche Workspaces inaktiv sind, und genau mit diesen Fragen beginnen Governance-Audits meist.
Wer ist für Audit-Nachweise in Microsoft 365 verantwortlich?
Verantwortlich ist meist der CISO, die Compliance-Leitung oder der IT-Governance-Verantwortliche, doch den Nachweis erzeugen die Workspace-Owner, die Zugriff und Zweck bestätigen. Kann nur das zentrale Team ihn liefern, wird jedes Audit zum Zentralprojekt. Verteilen Sie daher die Prüfarbeit auf die Owner und halten Sie den Nachweis zentral.
Womit beginnen wir, wenn Audits schon heute wehtun?
Wählen Sie die eine Audit-Frage, die am meisten Zeit kostet, meist "Wer besitzt diesen Workspace?" oder "Wer hat Zugriff?". Lösen Sie sie zuerst für die Workspaces mit dem höchsten Risiko: Owner zuweisen, externen Zugriff prüfen und einen geplanten Bericht einrichten. Ein kleines, wiederholbares Ergebnis schlägt ein vollständiges Inventar, das ein Projekt bleibt.
Wie verringert Rencore Governance die Audit-Vorbereitung?
Rencore Governance führt ein Inventar von Teams, SharePoint-Websites und Microsoft 365-Gruppen mit ihren Ownern, führt Zugriffsprüfungen durch, die Owner abschließen, prüft Workspaces gegen die aktivierten Richtlinien und protokolliert jede Entscheidung. Inventar, Verstöße und Verläufe lassen sich bei Bedarf oder geplant als Berichte exportieren, sodass die Audit-Anfrage zum Export wird.

Zuletzt aktualisiert am 11. November 2026

Über den Autor

Torsten Mandelkow

Torsten ist Mitgründer und CAA bei Rencore. Während seiner Zeit als SharePoint-Berater war er stets bestrebt, den SharePoint-Entwicklungsprozess zu verbessern und zu automatisieren, zunächst durch die Gründung der SharePoint Software Factory (SPSF) und später durch die Entwicklung der SharePoint-Codeanalyse-Tools, die heute unter dem Namen SPCAF bekannt sind. Nach einem dreijährigen Intermezzo bei Microsoft ist er nun Teil des RENCORE-Teams und verantwortlich für die weitere technische Entwicklung aller unserer Tools.

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Sehen Sie eine Audit-Anfrage, wenn der Nachweis schon vorliegt

Wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo, wie Owner, Prüfungen und geplante Berichte in Rencore Governance die Audit-Vorbereitung zum Export machen.

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