Aufbau einer soliden Grundlage für Microsoft 365 Copilot - Die Rolle des Datenlebenszyklus

Hallo zusammen! Heute möchte ich über etwas sprechen, das in vielen Unternehmen immer mehr an Bedeutung gewinnt: Microsoft 365 Copilot. Dieser KI-gestützte Assistent kann Ihnen wirklich helfen, intelligenter und effizienter zu arbeiten.

Aber... bevor Sie sich in die Arbeit stürzen, ist es wichtig, ein solides Fundament zu legen - genau wie beim Bau eines Hauses! Ohne die richtige Planung kann Copilot möglicherweise nicht sein volles Potenzial entfalten und könnte sogar zu Sicherheits- und Compliance-Problemen führen.

Ein wichtiger Teil dieses Fundaments ist der Lebenszyklus der Daten. Die Qualität und Struktur Ihrer Daten bestimmen, wie gut Copilot genaue, relevante und nützliche Erkenntnisse liefern kann. Im Folgenden erfahren Sie, warum dies wichtig ist und was Sie tun können, um Ihre Daten für KI zu optimieren.

Warum der Lebenszyklus von Daten für Copilot wichtig ist

Um Microsoft Copilot - oder jedes andere generative KI-Sprachmodell - optimal nutzen zu können, benötigen Sie qualitativ hochwertige Daten. Stellen Sie sich diese wie die Zutaten für ein Rezept vor: Selbst der beste Koch kann kein Meisterwerk mit verdorbenen Produkten oder abgestandenen Gewürzen zubereiten.

Generative KI ist auf saubere, akkurate und gut organisierte Daten angewiesen, um Ihnen Erkenntnisse und Antworten zu liefern, die sich intelligent und umsetzbar anfühlen. Wenn Ihre Daten chaotisch sind - voller Duplikate, Lücken oder veralteter Informationen - muss sich der Copilot mehr anstrengen, um sie zu verstehen, was zu folgenden Ergebnissen führt

• Verwirrende Ergebnisse
• Irrelevanten Vorschlägen
• KI-Halluzinationen (erfundene Antworten)
• Frustrierte Benutzer

Wenn Sie Ihren Datenlebenszyklus effektiv verwalten, schaffen Sie eine solide Grundlage für KI-gesteuerte Erkenntnisse. Saubere Daten stellen sicher, dass Copilot zuverlässige, präzise und wertvolle Informationen liefert, die es Ihrem Team ermöglichen, effizienter zu arbeiten und bessere Entscheidungen zu treffen.

Um Ihre digitalen Assets auf Ihren Websites und in Ihren Teams erfolgreich zu schützen, müssen Sie die folgenden Funktionen verstehen:

• Berechtigungen
• Gäste und gemeinsame Nutzung von Informationen Schutz und bedingter Zugriff
• Schutz vor Datenverlust
• Erweiterte SharePoint-Verwaltung
  
  

1. Verstehen des Datenlebenszyklus

Der Lebenszyklus von Daten besteht aus mehreren Phasen, die sich darauf auswirken, wie gut AI Ihre Informationen nutzen kann:

• Datenerstellung und -erfassung - Stellen Sie sicher, dass die Daten strukturiert erfasst werden und Duplikate und Inkonsistenzen von Anfang an vermieden werden.
• Datenspeicherung und -organisation - Verwenden Sie gut definierte Metadaten, konsistente Dateistrukturen und SharePoint- oder OneDrive-Richtlinien, um Daten zugänglich und kategorisiert zu halten.
• Datenverarbeitung & Qualitätsmanagement - Implementieren Sie Datenbereinigungsroutinen, um Duplikate zu entfernen, fehlende Werte zu ergänzen und die Aktualität der Datensätze sicherzustellen.
• Datenschutz & Compliance - Wenden Sie Sensibilitätskennzeichnungen und Aufbewahrungsrichtlinien an, um sensible Informationen zu schützen und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
• Datenarchivierung und -entsorgung - Regelmäßige Prüfung und Entfernung veralteter oder irrelevanter Daten, um einen effizienten und relevanten Datensatz zu erhalten.

2. Wie Sie Ihre Daten für Copilot optimieren

Bevor Sie Copilot einführen, sollten Sie sich die Zeit nehmen,Ihre Datenqualität zu bewerten und zu verfeinern. So geht's:

• Entfernen Sie Duplikate - Verwenden Sie Microsoft Purview Data Catalog, um redundante Dateien zu identifizieren und zu bereinigen.
• Benennungskonventionen standardisieren - Schaffen Sie einheitliche Dateinamen und Metadaten-Tagging in SharePoint.
• Unvollständige Daten aktualisieren - Stellen Sie sicher, dass wichtige Geschäftsdatensätze alle erforderlichen Informationen enthalten, bevor sie von AI verarbeitet werden.
• Verwenden Sie Sensibilitätskennzeichnungen - Klassifizieren Sie sensible Daten korrekt, damit Copilot weiß, worauf er zugreifen darf und worauf nicht.
• Definieren Sie Richtlinien für die Datenaufbewahrung - Vermeiden Sie, dass Copilot Erkenntnisse aus veralteten oder irrelevanten Dokumenten zieht, indem Sie Regeln für das Ablaufdatum festlegen.

3. Datenschutz, Sicherheit und Compliance - Schützen Sie Ihre Daten 🔐.

Copilot arbeitet mit den Daten Ihres Unternehmens, daher muss die Sicherheit an erster Stelle stehen! Hier sind ein paar Dinge zu beachten:

• Wer erhält Zugang? Definieren Sie Benutzer-Personas, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen von Copilot profitieren, während sensible Daten eingeschränkt bleiben.
• Verhindern Sie die Weitergabe von Daten: Richten Sie Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlusten (DLP) ein, um sicherzustellen, dass vertrauliche Daten nicht preisgegeben werden.
• Verwenden Sie Sensibilitätskennzeichnungen: Nutzen Sie Microsoft Purview Information Protection, um kritische Daten zu klassifizieren und zu schützen.
• Verwalten Sie den Zugriff: Implementieren Sie rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) über Microsoft Entra ID (früher Azure AD).
• Nutzung überwachen: Verfolgen Sie, wie Copilot genutzt wird, und setzen Sie Warnungen für ungewöhnliche Aktivitäten.

4. Einführung & Schulung - Copilot für alle nutzbar machen

Copilot ist nur so leistungsfähig wie seine Benutzer. Ohne angemessene Schulung könnten Mitarbeiter:

• sich zu sehr auf die KI verlassen, ohne kritisch zu denken.
• Unrealistische Erwartungen darüber haben, was Copilot tun kann (und was nicht).
• Copilot missbrauchen und möglicherweise sensible Daten preisgeben.

Ein starkes Einführungsprogramm ist der Schlüssel! Bereitstellen:

📢 Klare Kommunikation darüber, wie Copilot den Mitarbeitern bei ihrer täglichen Arbeit hilft.
📚 Schulungssitzungen mit bewährten Verfahren und realen Szenarien.
🤝 Laufende Unterstützung, damit die Benutzer Copilot sicher und effektiv nutzen können.

5. Die richtigen Personas und Anwendungsfälle 🎯

Nicht jeder Mitarbeiter wird von Copilot auf die gleiche Weise profitieren. Die Definition von Benutzer-Personas hilft sicherzustellen, dass die richtigen Personen einen echten Nutzen erfahren. Hier sind drei nicht-technische, nachvollziehbare Anwendungsfälle:

👩‍💻 Marketingspezialist - Nutzt Copilot, um Beiträge für soziale Medien zu verfassen, Berichte zusammenzufassen und Kampagnenideen zu entwickeln und spart so Stunden an Arbeit.
📧 Kundendienstmitarbeiter - Erhält sofortige Zusammenfassungen von Kundenanfragen und kann so schneller und mit genaueren Lösungen reagieren.
📊 Projektmanager - Nutzt Copilot, um Besprechungsnotizen zusammenzufassen, Aktionspunkte zu extrahieren und die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten, ohne zusätzliche Stunden mit Verwaltungsarbeit zu verbringen.

6. Governance & Zugriffsmanagement

Wer sollte Copilot verwenden? Auf welche Daten soll es zugreifen? Wie können Sie die Nutzung innerhalb der Sicherheitsrichtlinien halten? Definieren Sie:

✔️ Benutzerrollen und Berechtigungen - Nicht jeder braucht Copilot. Weisen Sie den Zugriff strategisch zu.
✔️ Datenverarbeitungsrichtlinien - Kontrollieren Sie, welche Informationen Copilot verarbeiten darf.
✔️ Governance-Rahmenwerk - Verwenden Sie Microsoft Purview und/oder Tools von Drittanbietern wie Rencore zur Überwachung und Durchsetzung von Richtlinien.

7. Verbieten Sie KI nicht - leiten Sie sie an! 🚦

Die Einführung von KI findet statt, unabhängig davon, ob Unternehmen darauf vorbereitet sind oder nicht. Ein vollständiges Verbot von KI-Tools wird die Mitarbeiter nicht davon abhalten, sie zu nutzen - es wird sie nur in die Schatten-IT treiben, wo die Sicherheits- und Compliance-Risiken steigen. Anstatt KI zu verbieten, sollten Sie ihren verantwortungsvollen Einsatz fördern.

Eine gute Möglichkeit für den Anfang? Beginnen Sie mitMicrosoft 365 Copilot Chat. So können Mitarbeiter in einer kontrollierten Umgebung mit KI experimentieren, sich an sie gewöhnen und gleichzeitig den Führungskräften zeigen, dass die Einführung von KI verantwortungsbewusst gesteuert wird.

💡 Die IT sollte unterstützen, nicht vorschreiben! Indem Sie die Mitarbeiter bei ihrer KI-Reise unterstützen, fördern Sie das Vertrauen, ermutigen Innovationen und sorgen dafür, dass KI sicher und effektiv eingesetzt wird.

🚀 Fazit: Ein starkes Fundament = Copilot-Erfolg

Microsoft 365 Copilot ist mehr als nur ein KI-Tool - es ist eine Transformation des Arbeitsplatzes. Aber ohne eineklare Strategie, einen strukturierten Datenlebenszyklus und starke Sicherheitsvorkehrungen wird es sein volles Potenzial nicht entfalten können.

Wenn Sie sich richtig vorbereiten, können Sie die richtigen Nutzer befähigen, Ihre Daten schützen und echte Effizienzgewinne erzielen.

👉 Bereitet sich Ihr Unternehmen auf Microsoft 365 Copilot vor? Wo befinden Sie sich in diesem Prozess? Lassen Sie es mich in den Kommentaren wissen.

Gefällt mir und teilen Sie es, wenn dies hilfreich war! 😊

🗒️ Eine Anmerkung von Rencore

Während die Informationsarchitektur und das Informationsmanagement entscheidende Voraussetzungen dafür sind, dass eine Copilot-Strategie effektiv funktioniert, ist es ebenso wichtig, die nachfolgenden Phasen zu berücksichtigen, wie z. B. die Verwaltung aller KI-Instanzen und KI-Agenten, sobald sie bei den Endnutzern bereitgestellt wurden und in Ihrem Tenant laufen.

Um über die KI-Bereitschaft hinauszugehen und ein umfassendes Verständnis für Ihre gesamte KI-Governance-Reise zu erlangen, empfehlen führende Analysten wie Gartner Tools von Drittanbietern wie Rencore Governance.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Rencore Sie bei der Steuerung von KI unterstützen kann, nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf.