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How-to

So inventarisieren Sie die KI-Tools in Ihrer Organisation

Bauen Sie ein Inventar der genutzten KI-Assistenten und Agenten auf, mit Owner, Datenreichweite und Risiko für jeden, beginnend in Microsoft 365.

Rencore 3 Min. Lesezeit
How-to

Ein KI-Tool-Inventar ist eine aktuelle Liste der KI-Assistenten, Agenten und KI-Dienste, die in Ihrer Organisation genutzt werden, von Microsoft 365 Copilot bis zu den Diensten, die Teams daneben einführen. Für jedes Tool und jeden Agenten hält es fest, wem er gehört, wer ihn nutzt, welche Daten er erreichen kann und welches Risiko er trägt. Risikoeinstufung, Zugriffsprüfungen und EU-AI-Act-Nachweise bauen darauf auf.

Kurz gesagt

  • Viele Organisationen nutzen Microsoft 365 Copilot neben anderen KI-Diensten, und kein einzelnes Admin Center listet alle auf.
  • Jeder Eintrag braucht einen Owner, seine Nutzer, seine Datenreichweite und eine Risikobewertung.
  • Ihr Identitätsanbieter und Ihr Microsoft Tenant sind die verlässlichsten Ausgangspunkte.
  • Aktualisieren Sie das Inventar nach Zeitplan, denn jeden Monat kommen neue Tools und Agenten hinzu.

Warum die KI-Landschaft größer ist, als sie aussieht

Die KI-Landschaft vieler Organisationen ist größer als Microsoft 365 Copilot. Fachbereiche bauen Agenten in Copilot Studio und SharePoint. Teams melden sich mit ihrer Firmen-E-Mail bei KI-Diensten an. Entwickler verbinden Assistenten mit Code und internen Systemen. Jedes davon erreicht Daten und handelt für jemanden, und jedes hat seine eigene Admin-Konsole, wenn es überhaupt jemand administriert.

Eine Umfrage unter Abteilungsleitungen liefert die Liste der Tools, an die sich Menschen erinnern. Ein Inventar aus Signalen, etwa den Agenten in Ihrem Tenant, den Anwendungen, denen Nutzer in Entra ID zugestimmt haben, und den Mitgliedern Ihrer KI-Workspaces, liefert die Liste der Tools, die existieren.

Schritt für Schritt

Fünf Schritte bauen ein KI-Inventar aus echten Signalen auf und halten es aktuell.

  1. Mit dem beginnen, was in Ihrem Tenant läuft

    Listen Sie Microsoft 365 Copilot Lizenzen und Nutzung, Copilot-Studio-Agenten und SharePoint-Agenten mit Erstellern, Ownern und Wissensquellen auf. Diesen Teil der KI-Landschaft können Sie heute vollständig sehen.

  2. Die KI-Dienste ergänzen, die mit Ihren Identitäten verbunden sind

    Prüfen Sie die Unternehmensanwendungen in Entra ID, denen Nutzer oder Administratoren zugestimmt haben, und die Berechtigungen, die jede hält. Ergänzen Sie dann die KI-Dienste, die Ihre Organisation außerhalb von Microsoft lizenziert, etwa Claude Enterprise (Preview) und ChatGPT Enterprise (Preview), mit ihren Mitgliedern.

    Tipp: Anwendungen mit Microsoft-Graph-Berechtigungen und ohne Owner sollten Sie zuerst ansehen. Sie lesen Unternehmensdaten, und niemand steht für sie ein.

  3. Owner, Nutzer und Datenreichweite festhalten

    Halten Sie für jedes Tool und jeden Agenten einen verantwortlichen Owner fest, wer ihn nutzt und welche Daten er erreichen kann oder als Grundlage nutzt. So wird aus einer Anbieterliste ein Inventar, das Sie steuern können.

  4. Das Risiko jedes Eintrags bewerten

    Bewerten Sie jedes Tool nach der Sensibilität der Daten, die es berührt, der Breite seiner Aktionen und der Zahl seiner Nutzer, damit der Prüfaufwand dort landet, wo Schaden möglich ist.

  5. Nach Zeitplan aktualisieren

    Wiederholen Sie die Erfassung in festem Zyklus und lassen Sie Owner ihre Einträge bestätigen. Ein KI-Inventar, das nicht aktualisiert wird, ist innerhalb eines Quartals veraltet.

Konnektoren in dieser Anleitung

Jede Konnektor-Seite in der Rencore-Dokumentation listet die Objekte, Richtlinien, Berichte und Aktionen hinter diesen Schritten.

In Rencore ansehen

Kurze vertonte Produkt-Guides, die direkt im Browser laufen, ohne Anmeldung.

  • Ein Agent, der niemandem mehr gehört

    Dauer: 4 Min.

    Ein Copilot-Agent läuft nach dem Weggang seines Erstellers einfach weiter, und niemand steht dafür ein, worauf er zugreifen kann.

    • Copilot Studio
    • AI Governance
    • Sprawl & Lifecycle

  • Entra ID und App-Registrierungen unter Kontrolle

    Dauer: 6 Min.

    Eine App, die jedes Postfach lesen kann, hat keinen Eigentümer, und ein ablaufender geheimer Clientschlüssel kann eine Integration ohne Vorwarnung stoppen.

    • Entra ID
    • Exchange
    • Access & Sharing
    • Policies
    • Automation

  • Ungenutzte Claude-Projekte bereinigen

    Dauer: 4 Min.

    Claude-Projekte, die seit Monaten niemand angefasst hat, behalten ihre Dateien und ihren geteilten Kontext, und niemand entscheidet, ob sie weg können.

    • Claude Enterprise
    • Sprawl & Lifecycle
    • AI Governance

  • Copilot-Lizenzen zurückholen, die niemand mehr nutzt

    Dauer: 4 Min.

    Copilot-Lizenzen bleiben bei Mitarbeitenden, die noch im Unternehmen sind, Copilot aber nie öffnen, und jede ungenutzte Lizenz wird jeden Monat erneut berechnet.

    • Copilot
    • Microsoft 365
    • Entra ID
    • Licences & Costs
    • AI Governance
    • Policies
    • Automation

Häufige Fragen zur Inventarisierung von KI-Tools

Wo beginnen wir mit einem KI-Tool-Inventar?
Beginnen Sie dort, wo die Signale vollständig sind: bei den Copilot-Lizenzen, Copilot-Studio-Agenten und SharePoint-Agenten in Ihrem Microsoft Tenant und bei den Unternehmensanwendungen in Entra ID. Ergänzen Sie dann die KI-Dienste, die Sie direkt lizenzieren, mit ihren Mitgliederlisten. Umfragen helfen, Lücken zu füllen, sollten aber nicht die Grundlage sein, weil Menschen vergessen, was sie vor einem Jahr eingerichtet haben.
Was sollte jeder Eintrag im Inventar enthalten?
Mindestens: das Tool oder den Agenten, den verantwortlichen Owner, wer ihn nutzt, welche Daten er erreichen kann oder als Grundlage nutzt, was er tun kann, seine Risikobewertung und das Datum der letzten Prüfung. Für Agenten kommen Umgebung, Wissensquellen und die Frage hinzu, ob eine Anmeldung nötig ist. Auf diese Felder greifen Risikoeinstufung und EU-AI-Act-Nachweise später zurück.
Können die Microsoft Admin Center dieses Inventar liefern?
Jedes Microsoft Admin Center listet seinen eigenen Teil: Copilot-Lizenzen im Microsoft 365 Admin Center, Copilot-Studio-Agenten im Power Platform Admin Center, Unternehmensanwendungen in Entra ID. Sie zusammenzuführen, KI-Dienste außerhalb von Microsoft zu ergänzen und jedem Eintrag Owner und Reviews zuzuordnen, ist die Arbeit, die ein Inventar zusätzlich leistet.
Wie baut Rencore ein KI-Tool-Inventar auf?
Rencore Governance inventarisiert Microsoft 365 Copilot Lizenzen und Nutzung, Copilot-Studio-Agenten und SharePoint-Agenten sowie die Unternehmensanwendungen und Berechtigungen in Entra ID, jeweils mit Owner. Claude Enterprise (Preview) ergänzt Nutzer, Projekte, Claude-Code-Sitzungen und Token-Kosten, verknüpft mit Entra ID und nur auf Basis von Metadaten, einschließlich Mitgliedern, die nicht in Ihrem Entra ID sind. ChatGPT Enterprise ist in der Preview. Weitere KI-Plattformen stehen auf der Roadmap.

Zuletzt aktualisiert am 8. Oktober 2026

Über den Autor

Rencore

Rencore ist ein B2B-Softwareunternehmen, das preisgekrönte Lösungen anbietet, die Unternehmen helfen, die Kontrolle über Microsoft 365, Copilot, AI Agents und die Power Platform zu behalten. Unsere Kunden vertrauen auf unsere Tools, um ihre täglichen Herausforderungen in den Bereichen Kontrolle, Risiko, Kosten und Compliance zu vereinfachen, zu automatisieren und zu beschleunigen.

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Wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo die Copilot-Nutzung, Agenten und KI-Anwendungen in Ihrem Tenant mit ihren Ownern.

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