Microsoft Copilot
Was ist Workspace-Lifecycle-Automatisierung in Microsoft 365?
Den Microsoft 365 Workspace-Lifecycle zu automatisieren heißt, dass jedes Teams-Team, jede SharePoint-Website und jede Microsoft 365-Gruppe dieselben Phasen von der Anfrage bis zum Archiv durchläuft, unter Richtlinien, die nach Zeitplan laufen. Owner genehmigen und prüfen in jeder Phase, inaktive Workspaces werden nach Ihren Regeln archiviert.
Kurz gesagt
- Ein Lifecycle hat Phasen: Anfrage, Nutzung, Prüfung, Inaktivität, Archivierung und Löschung.
- Jede Phase braucht eine Regel und einen benannten Owner, der entscheidet.
- Automatisieren Sie das Finden und die Routineschritte; lassen Sie Archivieren und Löschen von einer Person freigeben.
- Halten Sie jede Entscheidung fest, damit sich der Lifecycle belegen lässt.
Schritt für Schritt
Fünf Schritte stellen den gesamten Lifecycle unter Richtlinien.
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Jeden Workspace aus einer Vorlage starten
Verlangen Sie, dass Anfragen Vorlagen nutzen, die Benennung, Sichtbarkeit, Owner und Genehmiger festlegen. Ein Workspace, der mit einem benannten Owner beginnt, lässt sich viel leichter durch den Rest seines Lebens führen.
In Rencore: -
Ownership und Zugriff im Zyklus prüfen
Lassen Sie Owner vierteljährlich bestätigen, dass sie den Workspace weiter besitzen und seine Mitglieder und Gäste stimmen. Eskalieren Sie unbeantwortete Prüfungen.
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Inaktivität definieren und erkennen
Schreiben Sie die Inaktivitätsregel je Workspace-Typ auf und lassen Sie eine Richtlinie Treffer bei jedem Scan finden. Beziehen Sie Viva-Engage-Communitys ebenso ein wie Teams, Websites und Gruppen.
Tipp: Fragen Sie den Owner, ob behalten oder archiviert werden soll, bevor sich etwas ändert. Eine Antwort kostet eine Minute und spart eine Wiederherstellungsanfrage.
In Rencore: -
Archivieren, löschen nur mit Freigabe
Archivieren Sie inaktive Workspaces, sodass Inhalte erhalten, aber schreibgeschützt sind. Löschen Sie nach der Aufbewahrungsfrist, mit Freigabe durch eine benannte Person.
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Den Lifecycle-Beleg aufbewahren
Protokollieren Sie jede Anfrage, Prüfung, Archivierung und Löschung mit Begründung. Dieser Beleg beantwortet die Frage eines Prüfers, was mit einem Workspace geschehen ist.
Warum der Lifecycle Automatisierung braucht
Die meisten Organisationen steuern, wie ein Workspace beginnt, und nichts darüber, wie er endet. Teams, Websites und Gruppen werden frei angelegt und bleiben ohne Lifecycle bestehen, bis jemand es zufällig bemerkt. Dann erinnert sich niemand mehr, warum es sie gibt.
Von Hand skaliert das nicht: inaktive Workspaces finden, jeden Owner fragen und auf die Antwort handeln ist ein wiederholbarer Prozess, genau dafür ist Automatisierung da. Es geht nicht darum, Menschen aus der Entscheidung zu nehmen, sondern die Entscheidung zur rechten Zeit zum Owner zu bringen.
Konnektoren in dieser Anleitung
Jede Konnektor-Seite in der Rencore-Dokumentation listet die Objekte, Richtlinien, Berichte und Aktionen hinter diesen Schritten.
Zuletzt aktualisiert am 11. November 2026
