Wie sieht Microsoft 365 Governance für Enterprises aus?

Matthias Einig 29. August 2024 3 Min. Lesezeit

Wie sieht Microsoft 365 Governance für Enterprises aus?

Microsoft 365 Governance für Enterprises ist ein Governance-Framework, das auf die einzelne Organisation zugeschnitten ist: Es legt fest, wer Arbeitsbereiche anlegen darf, wem jeder davon gehört, welche Regeln je Land oder Tochtergesellschaft gelten und wie Verstöße gefunden und behoben werden. In dieser Größenordnung sollten Sie den Großteil dieser Arbeit automatisieren: Die nativen Microsoft-Kontrollen decken einen Teil ab, eine Governance-Plattform wie Rencore Governance kann den Rest übernehmen.

Bei Microsoft 365 Governance gibt es keinen Ansatz nach dem Prinzip „einer für alle”. Das ist auch nicht zwangsläufig schlecht, im Gegenteil: Ein solcher Ansatz könnte mehr schaden als nutzen. Denn er berücksichtigt nicht die besondere Beschaffenheit und die Herausforderungen größerer Organisationen, die mitunter über Länder und Regionen hinweg aufgestellt sind. In diesem Blogbeitrag betrachten wir, was Microsoft 365 für Enterprise-Unternehmen bedeutet.

Unterscheiden sich Best Practices für Governance bei Enterprises im Vergleich zu KMU?

Eine wirksame Governance von M365 sorgt dafür, dass Ihre Organisation das Potenzial der Plattform ausschöpft und dabei Sicherheit, Compliance und Effizienz wahrt. Best Practices für Governance können sich bei Enterprise-Unternehmen aus vielen Gründen von denen kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) unterscheiden.

Auch wenn wir uns im Prinzip auf eine übergreifende Governance-Best-Practice einigen könnten, sollte ein Governance-Framework in der Realität auf die einzelne Organisation zugeschnitten sein und mehrere Faktoren berücksichtigen.

Komplexität

Enterprises haben eine umfangreiche und vielfältige Nutzerbasis, die spezifische und belastbare Governance-Frameworks erfordert. Allein das Datenvolumen der Organisation verlangt nach ausgefeilten Strategien zur Datenklassifizierung und zum Datenschutz. Kleinere Organisationen haben dagegen weniger komplexe Governance-Anforderungen.

Reichweite

Große Enterprises sind häufig über mehrere Länder oder sogar Regionen verteilt und müssen internationale Vorschriften in verschiedenen Bereichen einhalten, etwa bei Daten und Datenschutz, Beschaffung, Logistik und weiteren. Je nach Größe und Branche wächst die Liste der internationalen Vorschriften, die ins Spiel kommen. Für kleine und mittlere Unternehmen, die sich auf ein einziges Land konzentrieren, liegt der Fokus vor allem auf lokalen Vorschriften.

Ressourcen

Enterprises verfügen in der Regel über dedizierte Teams, die auf IT und Compliance spezialisiert und für Governance-Fragen zuständig sind, anders als kleinere Organisationen, in denen IT-Teams breiter aufgestellte Verantwortlichkeiten tragen.

Der Unterschied bei den Ressourcen wirkt sich auch auf die Art der Tools aus, mit denen sie die M365 Governance überwachen. Größere Organisationen setzen eher auf Automatisierung und haben dedizierte integrierte Lösungen oder Governance- und Automatisierungstools von Drittanbietern wie Rencore Governance im Einsatz.

Best Practices für M365 Governance in Enterprises

Skalierbarkeit: Gestalten Sie Governance-Frameworks so, dass sie nicht nur die besonderen Anforderungen Ihrer Organisation abbilden, sondern auch mit deren künftigem Wachstum und den daraus entstehenden Anforderungen mitwachsen.

Schatten-IT beseitigen: Prüfen und adressieren Sie Schatten-IT regelmäßig, damit alle von Mitarbeitenden genutzten Anwendungen den Governance-Richtlinien Ihrer Organisation entsprechen.

Fortgeschrittene Sicherheits- und Compliance-Standards: Aktualisieren Sie Sicherheitsprotokolle regelmäßig, um neuen Bedrohungen und Compliance-Anforderungen zu begegnen und mit den Branchenstandards Schritt zu halten.

Selbst entwickeln oder einkaufen: Ob Sie eine Governance-Lösung im eigenen Haus entwickeln oder ein Drittanbieter-Tool auf die besonderen Anforderungen Ihrer Organisation zuschneiden, ist eine zentrale strategische Entscheidung. Kosten, Integrationsfähigkeit, Skalierbarkeit und langfristiger Support sind dabei wichtige Faktoren.

360-Grad-Governance: Bei der M365 Governance in größeren Enterprises trifft man häufig auf isolierte Governance-Ansätze. Setzen Sie stattdessen auf einen 360-Grad-Governance-Ansatz, der alle Aspekte von M365 abdeckt, darunter Sicherheit, Compliance und Produktivität, und die gesamte Bandbreite der M365-Dienste einbezieht.

Tenant-Segmentierung: Eine Funktion, die es unseren Enterprise-Kunden erlaubt, die Steuerung an Administratoren einzelner Tochtergesellschaften und Länder zu übergeben. IT-Administratoren können in Rencore Governance zwischen Segmenten wechseln und jedem Segment Administratorrollen zuweisen, um die Collaboration Governance optimal zu gestalten.

Governance automatisieren: Größere Organisationen können durch Automatisierung erheblich an Personalaufwand sparen. So lässt sich die Arbeitslast für IT-Fachkräfte reduzieren, sodass sie Personalengpässe bei kritischen Aufgaben und Projekten vermeiden. Durch die gewonnene Zeit könnten sich IT-Teammitglieder zudem wichtigeren und strategischen Projekten widmen, die die Geschäftsziele voranbringen.

Wenn sich Organisationen für M365 Governance-Lösungen von Drittanbietern wie Rencore Governance entscheiden, können sie ihre Governance auf Autopilot stellen. Rencore Governance erkennt Governance-Probleme nicht nur über seine zahlreichen Compliance-Richtlinien, sondern bietet auch Automatisierungsfunktionen, um diese Probleme zu adressieren und zu lösen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Rencore Governance Ihrer Organisation dabei helfen kann, Ihre M365 Governance zu verbessern? Wenden Sie sich für eine individuelle Demo an unser Team oder testen Sie das Tool selbst.

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Häufige Fragen dazu

Warum scheitert Microsoft 365 Governance in großen Unternehmen so oft?

Meist, weil niemand für die Objekte verantwortlich ist, um die es in der Richtlinie geht. Arbeitsbereiche, Sites und Flows entstehen schneller, als die zentrale IT sie prüfen kann, ihre Ersteller wechseln die Rolle, und jedes Admin Center zeigt nur einen Ausschnitt. Eine zentral geschriebene Richtlinie wirkt erst, wenn jemand sie regelmäßig gegen jeden Arbeitsbereich prüft und einen Besitzer benennt, der auf das Ergebnis reagiert.

Decken Microsoft Entra, Purview und SharePoint Advanced Management Enterprise-Governance allein ab?

Sie decken wichtige Teile ab. Entra steuert Identitäten, den Ablauf von Gruppen und, mit Entra ID Governance-Lizenzen, Zugriffsüberprüfungen für Gruppenmitgliedschaften und Gäste. Purview klassifiziert, kennzeichnet und bewahrt Inhalte auf und verhindert Datenverlust. SharePoint Advanced Management ergänzt Data-Access-Governance-Berichte zu Oversharing sowie Richtlinien für Site-Besitzer, inaktive Sites und Site-Bestätigungen. Offen bleiben ein Inventar über alle Dienste, ein benannter Besitzer für jeden Arbeitsbereich, jeden Flow und jede App und ein einheitlicher Prozess, der auf Verstöße reagiert.

Welche Tools nutzen Enterprises für eine zentrale Microsoft 365 Governance?

Kombinieren Sie die nativen Admin Center von Microsoft mit einer Governance-Plattform, die ein Inventar und automatisierte Durchsetzung über alle Dienste ergänzt. Rencore Governance ist eine Option: Sie prüft Teams, SharePoint, OneDrive, Exchange, Entra ID und Power Platform gegen mehr als 100 Richtlinienvorlagen und Ihre eigenen Richtlinien und behebt Verstöße mit Automatisierungen, Power Automate, Azure Functions oder Logic Apps.

Wie delegiert ein internationales Unternehmen Governance an Tochtergesellschaften, ohne die Kontrolle zu verlieren?

Indem es die Regeln zentral hält und nur die Administration begrenzt. Ein einheitliches Regelwerk gilt für den gesamten Bestand, und die Admins einer Tochtergesellschaft oder eines Landes sehen und bearbeiten nur die Benutzer, Arbeitsbereiche und Objekte in ihrem Bereich. In Rencore Governance heißt das Tenant Segmentation: Segmente entstehen über Filter, etwa über das Länderattribut der Benutzer in Microsoft Entra ID, und Admin-Rollen werden je Segment vergeben.

Was sollte ein Enterprise zuerst automatisieren?

Die Prüfungen, die immer wiederkehren, und die Korrekturen, die immer gleich ablaufen. Typische erste Kandidaten sind Arbeitsbereiche ohne oder mit nur einem Besitzer, Teams, die seit sechs Monaten inaktiv sind, Gäste, die sich seit Monaten nicht angemeldet haben, und Lizenzen von Personen, die sie nicht mehr nutzen. Für jeden Fall gibt es eine klare Regel, einen klaren Ansprechpartner und eine Korrektur ohne Abstimmungsrunde. Das schafft dem Team Zeit für die Entscheidungen, die tatsächlich eine Abstimmung erfordern.

Sollte ein Enterprise eigene Governance-Tools entwickeln oder eine Plattform kaufen?

Das hängt von Kosten, Integration, Skalierbarkeit und der langfristigen Wartung ab, also von der Frage „Selbst entwickeln oder einkaufen“, auf die dieser Artikel verweist. Skripte und Eigenentwicklungen decken einen engen Bedarf ab, müssen aber jeder Änderung an den Microsoft-APIs folgen, und viele melden nur, was sie finden. Eine gekaufte Plattform verlagert diese Wartung zum Anbieter und ergänzt Durchsetzung, Berichte und Audit-Trails, die Skripte selten erreichen.

Zuletzt aktualisiert am 25. September 2026

Über den Autor

Matthias Einig

Matthias ist ein ehemaliger Microsoft MVP (10 Jahre), Mitgründer und CEO von Rencore. Seine Mission: Unternehmen dabei zu unterstützen, die Kontrolle über ihre Microsoft-Collaboration-Technologie zu behalten. Dafür liefern Matthias und sein Team Einblicke, Beratung und konkrete Wege, das Wachstum der Plattform zu steuern. Er spricht auf Konferenzen und Community-Events auf der ganzen Welt und ist einer der Organisatoren des European Collaboration Summit.