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How-to 5 Schritte 3 Min. Lesezeit Aktualisiert am 11. November 2026

So führen Sie das Offboarding in Microsoft 365 ohne Daten- und Kontrollverlust durch

Offboarding ohne verwaiste Teams, verlorene OneDrive Dateien oder bezahlte Lizenzen, indem Sie erst die Ownership übergeben und dann das Konto deaktivieren.

Torsten Mandelkow Funktioniert mit
How-to

Was ist Offboarding von Benutzern in Microsoft 365?

Offboarding eines Benutzers in Microsoft 365 heißt, den Zugriff einer ausscheidenden Person zu entfernen und zu übergeben, was sie besaß: Teams, Websites, OneDrive Dateien, Apps und Lizenzen, damit nichts verloren geht oder ohne Owner bleibt.

Kurz gesagt

  • Das Deaktivieren des Kontos stoppt die Anmeldung, nicht die Altlasten.
  • Übergeben Sie die Ownership, bevor Sie deaktivieren, damit Teams und Websites einen Owner behalten.
  • OneDrive Dateien werden nach der Aufbewahrungsfrist gelöscht, wenn sie niemand verschiebt.
  • Ein deaktiviertes Konto mit Lizenz kostet jeden Monat weiter Geld.

Schritt für Schritt

Fünf Schritte halten Ownership und Daten ab dem letzten Arbeitstag intakt.

  1. Beim HR-Ereignis beginnen

    Lösen Sie das Offboarding mit dem Austrittsdatum aus Ihrem HR-System aus, nicht mit einer Anfrage, an die sich jemand erinnern muss. Geben Sie der Führungskraft die Checkliste im Voraus.

  2. Die Ownership übergeben

    Listen Sie die Teams, SharePoint-Websites, Microsoft 365-Gruppen, Apps und Flows der Person auf und fügen Sie jedem einen neuen Owner hinzu, bevor das Konto deaktiviert wird. Eine Ressource mit deaktiviertem Owner ist so gut wie eine ohne.

    Tipp: Prüfen Sie zuerst Teams und Websites, bei denen der Ausgeschiedene der einzige Owner ist, denn sie funktionieren für ihre Mitglieder nicht mehr.

    In Rencore:

  3. Die Daten sichern und verschieben

    Geben Sie der Führungskraft Zugriff auf das OneDrive des Ausgeschiedenen, verschieben Sie, was das Team braucht, auf eine gemeinsame Website und widerrufen Sie Sitzungen und Token. Prüfen Sie Aufbewahrungsrichtlinien und Sperren, bevor Sie etwas löschen.

    In Rencore:

  4. Zugriffe entfernen und Lizenzen zurückholen

    Entfernen Sie die Person aus Gruppen, Teams und Websites, entfernen Sie von ihr ausgesprochene Gasteinladungen, deaktivieren Sie dann das Konto und holen Sie die Lizenzen zurück.

    In Rencore:

  5. Prüfen und den Nachweis führen

    Prüfen Sie eine Woche später, dass nichts mit deaktiviertem Owner oder mit einer Lizenz auf einem deaktivierten Konto übrig ist, und halten Sie fest, was an wen und wann übergeben wurde.

Warum Offboarding Lücken hinterlässt

Offboarding umfasst viele Dienste und viele Beteiligte: HR, IT, Führungskräfte und die Owner jeder Workload. Ohne einen Ort, der die gesamte Checkliste führt, erledigt jedes Team seinen Teil und der Rest wird vorausgesetzt.

Was zurückbleibt, ist leicht zu übersehen, weil nichts sofort kaputtgeht. Teams und Websites verlieren ihren einzigen Owner, OneDrive Dateien, die Kollegen brauchen, werden gelöscht, Apps und Flows werden nicht mehr gepflegt und Lizenzen laufen weiter. Monate später zeigt es sich als Sicherheits- oder Kostenfrage, die Sie nicht beantworten können.

Konnektoren in dieser Anleitung

Jede Konnektor-Seite in der Rencore-Dokumentation listet die Objekte, Richtlinien, Berichte und Aktionen hinter diesen Schritten.

Häufige Fragen zum Offboarding in Microsoft 365

Was geht schief, wenn das Offboarding nicht zentral gesteuert wird?
Jeden Dienst betreut ein anderes Team, und jeder Austritt wird gegen eine andere Liste geprüft. Teams und Websites verlieren ihren einzigen Owner, OneDrive Dateien, die Kollegen brauchen, werden nach der Aufbewahrungsfrist gelöscht, Apps und Flows laufen unter den Verbindungen eines ausgeschiedenen Benutzers weiter, und Lizenzen kosten weiter Geld. Das Risiko ist kein einzelner dramatischer Ausfall, sondern viele kleine Lücken, die niemand zusammen sieht.
Genügt es, das Konto in Entra ID zu deaktivieren?
Nein. Das Deaktivieren des Kontos stoppt die Anmeldung, aber alles, was die Person besaß, bleibt, wo es war. Ein deaktivierter Owner zählt weiter als Owner, sodass ein Team nur deaktivierte Owner haben kann und niemanden, der ein neues Mitglied genehmigt. Sitzungen und Token können außerdem eine Weile gültig bleiben, widerrufen Sie sie daher im selben Schritt und betrachten Sie das Deaktivieren als Anfang des Prozesses, nicht als Ende.
Wie lange sollten wir das OneDrive eines Ausgeschiedenen behalten?
Lange genug, damit die Führungskraft übernehmen kann, was das Team braucht, und nicht länger, als Ihre Aufbewahrungsrichtlinie vorsieht. Microsoft löscht ein OneDrive nach einer festen Frist nach dem Entfernen des Kontos, sofern keine Aufbewahrungsrichtlinie oder Sperre greift. Legen Sie die Frist deshalb im Voraus fest, benennen Sie, wer die Dateien prüft, und verschieben Sie alles Nötige auf eine Teamwebsite, bevor die Frist abläuft.
Wie unterstützt Rencore das Offboarding?
Rencore Governance markiert, was ein Ausgeschiedener hinterlässt: Teams mit deaktiviertem Owner oder nur deaktivierten Ownern, Websitesammlungen mit deaktivierten Ownern, Gruppen mit deaktivierten Benutzerkonten, OneDrives deaktivierter Benutzer und deaktivierte Konten, die noch Lizenzen halten. Aktionen fügen neue Owner hinzu, entfernen Benutzer aus Teams, Gruppen und Websites und entfernen Lizenzabonnements, und ein Offboarding-Dashboard zeigt, was offen ist.

Zuletzt aktualisiert am 11. November 2026

Über den Autor

Torsten Mandelkow

Torsten ist Mitgründer und CAA bei Rencore. Während seiner Zeit als SharePoint-Berater war er stets bestrebt, den SharePoint-Entwicklungsprozess zu verbessern und zu automatisieren, zunächst durch die Gründung der SharePoint Software Factory (SPSF) und später durch die Entwicklung der SharePoint-Codeanalyse-Tools, die heute unter dem Namen SPCAF bekannt sind. Nach einem dreijährigen Intermezzo bei Microsoft ist er nun Teil des RENCORE-Teams und verantwortlich für die weitere technische Entwicklung aller unserer Tools.

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Sehen Sie, was ein Ausgeschiedener hinterlässt

Wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo das Offboarding-Dashboard und die Aktionen, die Ownership übergeben und Lizenzen zurückholen.

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