Microsoft Copilot
Das Zurückholen von Copilot-Lizenzen ist der Prozess, der misst, welche Microsoft 365 Copilot Plätze tatsächlich genutzt werden, und die übrigen zurückholt. Eine Copilot-Lizenz hat keinen eingebauten Endpunkt, ein Platz bleibt also zugewiesen und wird abgerechnet, bis jemand ihn entfernt. Ein fester Zyklus macht dieses Entfernen zur Routine: eine Nutzungsschwelle vereinbaren, die Nutzung nach Abteilung berichten, die Betroffenen informieren und nach festem Zeitplan zurückholen.
Kurz gesagt
- Ein ungenutzter Copilot-Platz wird jeden Monat abgerechnet, bis jemand ihn entfernt.
- Vereinbaren Sie vor der Messung, was als Nutzung zählt, und zwar mit dem Budgetverantwortlichen.
- Lizenzen auf deaktivierten Konten sind der schnellste Gewinn, ungenutzte Plätze aktiver Nutzer brauchen zuerst eine Ankündigung.
- Führen Sie den Zyklus jedes Quartal durch und geben Sie zurückgeholte Plätze an Wartende weiter.
Warum Plätze ungenutzt bleiben
Copilot-Rollouts vergeben Plätze in Wellen: eine Pilotgruppe, dann Abteilungen, dann alle, die fragen. Manche nutzen Copilot jeden Tag. Andere probieren es in den ersten Wochen und hören auf. Manche Plätze liegen auf Konten, die beim Ausscheiden ihres Inhabers deaktiviert wurden. Nichts in Microsoft 365 holt einen Platz von selbst zurück, also bleibt jeder davon auf der Rechnung.
Gartner schätzt, dass in den meisten Unternehmen 40% der Copilot-Lizenzen täglich aktiv genutzt werden (Microsoft 365 Copilot and Agents: Assessing Impact and Value, 2026). Der Rest ist nicht vollständig verschwendet, manche nutzen Copilot wöchentlich mit gutem Ergebnis, aber die Zahl zeigt, wie viel der Rechnung von einer Entscheidung abhängt, die niemand treffen muss.
Schritt für Schritt
Fünf Schritte machen die Lizenzbereinigung zu einer vierteljährlichen Routine, die IT und Budgetverantwortliche gemeinsam verantworten.
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Festlegen, was Nutzung heißt
Legen Sie eine Nutzungsschwelle fest, bevor Sie etwas messen, etwa Copilot-Aktivität in den letzten 30 Tagen, und wenden Sie sie auf jede Abteilung gleich an. Ein Platz, der einmal im Monat genutzt wird, ist ein anderer Fall als einer, der täglich genutzt wird.
Tipp: Vereinbaren Sie die Schwelle mit dem Budgetverantwortlichen und der IT, damit spätere Entscheidungen nicht angefochten werden.
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Nutzung nach Abteilung und Person berichten
Ordnen Sie jeden Copilot-Platz einer Person, einer Abteilung und einer Kostenstelle zu und zeigen Sie seine Aktivität neben seinen Kosten, damit der Budgetverantwortliche beides zusammen sieht.
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Plätze in aktiv, gering und ungenutzt einteilen
Gruppieren Sie die Plätze nach Ihrer Schwelle. Holen Sie Lizenzen auf deaktivierten Konten sofort zurück und behandeln Sie ungenutzte Plätze auf aktiven Konten als Kandidaten. Das Ergebnis ist eine konkrete, vertretbare Liste der zurückzuholenden Plätze.
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Informieren und eine Schonfrist geben
Teilen Sie jedem Nutzer ohne Aktivität und seiner Führungskraft mit, dass der Platz zurückgeholt wird, wenn er nicht innerhalb einer festen Frist genutzt wird, etwa 14 Tagen. Das schützt gelegentliche Nutzer und hinterlässt einen Beleg, der die Entscheidung vertretbar macht.
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Jedes Quartal zurückholen und neu vergeben
Entfernen Sie die Plätze, die nach der Schonfrist ungenutzt geblieben sind, und vergeben Sie sie an Personen auf der Warteliste. Wiederholen Sie das jedes Quartal, denn die nächste Welle von Zuweisungen gerät auf dieselbe Weise in Vergessenheit wie die erste.
Konnektoren in dieser Anleitung
Jede Konnektor-Seite in der Rencore-Dokumentation listet die Objekte, Richtlinien, Berichte und Aktionen hinter diesen Schritten.
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Copilot-Lizenzen zurückholen, die niemand mehr nutzt
Dauer: 4 Min.Copilot-Lizenzen bleiben bei Mitarbeitenden, die noch im Unternehmen sind, Copilot aber nie öffnen, und jede ungenutzte Lizenz wird jeden Monat erneut berechnet.
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Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeitender
Dauer: 4 Min.Lizenzen bleiben deaktivierten Konten zugewiesen und tauchen Monat für Monat auf der Rechnung auf.
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Zuletzt aktualisiert am 8. Oktober 2026
