So sparen Sie ein Vermögen bei der Speicherung von M365

Ich erinnere mich noch gut daran, wie ich vor sechs Jahren die Vor- und Nachteile des Umstiegs von SharePoint vor Ort auf Office 365 (jetzt M365) kontrovers diskutiert habe. Heute ernten wir die Früchte der enormen digitalen Umwälzungen, die viele Unternehmen dazu gezwungen haben, sich auf den modernen Arbeitsplatz einzulassen.

Wir arbeiten schneller zusammen und sammeln und speichern riesige Datenmengen in einem unglaublichen Tempo - Cloud Computing bietet uns diesen Luxus. Für Unternehmen ist der Umgang mit Daten mit vielen gut bekannten Kosten verbunden. Seit 2018 stehen alle Prozesse unter dem Vorbehalt der Datenschutz-Grundverordnung (GDPR), deren potenzielle Verstöße Kosten verursachen, die jedes Unternehmen zu Fall bringen können. Ich kann mir nicht vorstellen, dass es einen Geschäftsmann gibt, der noch nie davon gehört hat.

Aber was ist mit den inkrementellen Kosten wie der Speicherung, die sich täglich summieren und Ihr Unternehmen Monat für Monat ein Vermögen kosten können? Wo liegt die Verantwortlichkeit? Vielleicht lesen Sie diesen Artikel und denken: "Oh Gott, dieser Artikel ist für mich!" Oder Sie kennen einen Kollegen, der genau dieses Problem hat. Nun, dieser Artikel bietet eine Lösung.

Die große M365-Speicherkosten-Herausforderung

Unternehmen sehen sich mit hohen Microsoft 365-Speicherkosten konfrontiert, vor allem dann, wenn ihr Speicherbedarf die im Abonnementplan vorgesehenen Standardzuweisungen übersteigt. In diesem allzu häufigen Fall entstehen dem Unternehmen aufgrund der folgenden Faktoren erhebliche Kosten:

Basisabonnementkosten

Das Unternehmen hat 100 E3-Lizenzen zu je 19 US-Dollar pro Monat, also insgesamt 1.900 US-Dollar pro Monat. Die E3-Lizenzen beinhalten bestimmte Funktionen und eine bestimmte Menge an Speicherplatz, aber wenn der Speicherbedarf des Unternehmens wächst, können diese Basiskosten schnell durch zusätzliche Speichergebühren in den Schatten gestellt werden.

Zusätzliche Speicherkosten

Als der anfängliche SharePoint-Speicherplatz, der mit den E3-Lizenzen bereitgestellt wurde, überschritten war, musste das Unternehmen zusätzlichen Speicherplatz kaufen. Bei 0,20 US-Dollar pro Gigabyte (GB) pro Monat belaufen sich die Kosten für 5000 GB zusätzlichen Speicherplatz auf 1000 US-Dollar pro Monat.

Kosten für Enterprise Mobility + Security E5

Das Unternehmen abonniert auch Enterprise Mobility + Security E5 für 100 Lizenzen zu je 14,80 Dollar pro Monat, was die monatliche Rechnung um weitere 1.480 Dollar erhöht. Dieser Dienst bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen, die für ein Finanzunternehmen unerlässlich sind, aber die Gesamtkosten erhöhen.

Datenwachstum und Compliance

Die Mitarbeiter des Unternehmens erstellen täglich neue Inhalte und benötigen daher Zugriff auf neue und archivierte Daten. Funktionen wie Versionskontrolle, Aufbewahrung und gesetzeskonforme Speicherung tragen zum Datenwachstum bei, was wiederum den Bedarf an mehr Speicherplatz erhöht.

Gesamtkosten

Die kombinierten Kosten für E3-Lizenzen, zusätzlichen Speicherplatz und Enterprise Mobility + Security E5-Lizenzen ergeben eine monatliche Rechnung von ca. 4.280 US-Dollar oder über 51.000 US-Dollar pro Jahr. Dies entspricht mehr als 500 US-Dollar pro Benutzer und Jahr, was für jedes Unternehmen eine erhebliche Ausgabe darstellen kann. Die Gesamtkosten basieren in diesem Fall auf 100 Benutzern.

Wie kann man das Problem lösen?

Um diese hohen Speicherkosten in den Griff zu bekommen, können Unternehmen alternative Lösungen in Erwägung ziehen:

• Datenbereinigung: Regelmäßige Überprüfung und Bereinigung unnötiger Dateien, um Speicherplatz freizugeben.

• Archivierungslösungen: Verwenden Sie alternative Archivierungslösungen, die möglicherweise kostengünstiger sind.

• Lizenznutzung: Identifizieren und berichtigen Sie überlizenzierte Benutzer und ungenutzte Lizenzen und verteilen Sie diese korrekt um.

Wenn Unternehmen diese Alternativen in Betracht ziehen und ihre Daten effizienter verwalten, können sie möglicherweise ihre Microsoft 365-Speicherkosten senken. Sie können jedoch eine alternative Lösung in Betracht ziehen, um einen erheblichen Betrag einzusparen, vor allem, wenn Sie Zehntausende von Nutzern haben und sich jeden Monat Terabytes an zusätzlichen Daten ansammeln.

Wie M365 Governance hilft, Geld zu sparen

Wenn Sie mit unkontrollierbaren Speicher- und Kostenmengen zu kämpfen haben, empfehle ich Ihnen dringend, den Einsatz eines einfach zu bedienenden, codefreien Cloud Collaboration Governance-Tools in Erwägung zu ziehen, das in der Lage ist, extrem hohe M365-Speichermengen zu verwalten. Rencore Governance ist die einzige Lösung, die diese Anforderungen erfüllt.

Insbesondere das SharePoint- und OneDrive-Dateiscan-Add-on von Rencore Governance in Kombination mit der einzigartigen Deep-Service-Inventory-Engine, dem einfachen Compliance-Center und den fortschrittlichen Automatisierungen ermöglicht es Ihnen, Ihren hohen Datenspeicher und Ihre Benutzerlizenzen zu verwalten und gleichzeitig Ihr Kostenmanagement auf Autopilot zu stellen. Automatisieren Sie die Erfassung, Berichterstattung und Maßnahmen, um die Speicherkosten noch heute zu korrigieren und potenziell Millionen zu sparen.

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