Ein großes Jahr für Microsoft 365 Governance

Am 21. Oktober öffnen wir das Produktteam für Sie.

Inside Rencore ist eine neue, regelmäßige Session, in der Sie direkt von den Menschen hören, die entscheiden, was Rencore baut. Wir zeigen Ihnen, woran wir arbeiten, erklären die Abwägungen dahinter und sagen Ihnen, wohin die Reise geht. Es wird keine geschliffene Keynote und kein Verkaufsgespräch, sondern ein offenes Gespräch mit den Menschen, die sich jeden Tag auf unser Produkt verlassen.

Vor der ersten Session möchte ich teilen, was mich in diesem Jahr beschäftigt hat. Dies ist der erste von zwei kurzen Beiträgen. Hier geht es darum, was wir in diesem Jahr gebaut haben und warum. In Teil zwei betrachte ich den Weg in die KI.

Wenn Sie zuerst das Gesamtbild möchten, mit allen Belegen, einem Stufenmodell und einer Checkliste zur Bereitschaft, lesen Sie meinen Leitfaden: Die Reise in die KI steuern.

Governance skaliert nicht von der Zentrale aus

Jede große Microsoft 365-Umgebung, die ich kenne, stößt an dieselbe Wand.

In der Anfangszeit behält die IT den Überblick. Es gibt ein paar hundert Teams und Sites, die meisten haben einen klaren Zweck, und jemand in der IT weiß ungefähr, wer worauf Zugriff haben sollte. Dann nimmt die Nutzung Fahrt auf. Für jedes Projekt, jede Arbeitsgruppe und jeden Kunden entsteht ein Team. Gäste werden eingeladen. Dateien werden mit externen Partnern geteilt. Einige Jahre später gibt es Tausende Arbeitsbereiche, und niemand in der IT kann sicher sagen, wer noch darin sein sollte.

Die übliche Antwort ist mehr zentrale Kontrolle: strengere Antragsprozesse, größere Prüftabellen, mehr Tickets. Das funktioniert selten lange. Die IT entscheidet dann über Zugriffe auf Inhalte, die sie nie gesehen hat, und die Menschen, die die Inhalte kennen, bleiben außen vor.

Wir sind überzeugt: Die Entscheidungen gehören zu den Menschen, die der Arbeit am nächsten sind, und die IT erhält die Richtlinien und die Transparenz, um die Kontrolle zu behalten. Dieser Gedanke hat das meiste geprägt, was wir in diesem Jahr gebaut haben.

Governance dorthin bringen, wo Menschen ohnehin arbeiten

Die größte Aufgabe unseres Teams in diesem Jahr war die Rencore Governance Teams-App.

Eigentümer von Arbeitsbereichen schließen Zugriffsüberprüfungen jetzt direkt in Microsoft Teams ab und genehmigen dort Anfragen, in dem Werkzeug, das sie ohnehin den ganzen Tag geöffnet haben. Sie bestätigen für ihre eigenen Teams und Sites, wer Mitglied sein soll, welche Gäste weiterhin Zugriff brauchen und was extern geteilt ist. Die IT legt die Regeln fest und sieht die Ergebnisse. Die Eigentümer treffen die Entscheidungen, für die sie am besten geeignet sind.

Es hat viel Mühe gekostet, das richtig hinzubekommen. Eine Überprüfung, die einen beschäftigten Eigentümer überfordert, wird schlicht nicht erledigt. Deshalb haben wir viel Zeit darauf verwendet, jeden Schritt schnell und klar zu machen. Das Feedback unserer Kunden und Partner zeigt: Jede Stunde hat sich gelohnt.

Ein Kunde hat es treffend zusammengefasst:

Für uns ist die Teams-App das herausragende Feature. Unsere Eigentümer von Arbeitsbereichen erledigen Zugriffsüberprüfungen und Anfragen in Teams, ohne jemals das Admin-Portal zu brauchen. Sie entscheiden, wer in ihren Teams und Sites bleibt, welche Gäste Zugriff behalten und was extern geteilt bleibt. Das entlastet die IT und überlässt die Entscheidung denen, die die Inhalte am besten kennen.

Geschäftsführer, Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten

Dieser letzte Satz ist der Kern. Gute Governance legt die Entscheidung in die Hände derer, die die Inhalte kennen, und lässt die IT sich auf Regeln, Ausnahmen und Nachweise konzentrieren.

Außerdem haben wir Rencore im Alltag einfacher nutzbar gemacht. Mit der globalen Suche findet Ihr Team jeden Bericht, jede Richtlinie, jede Automatisierung und jede Überprüfung in einer einzigen Suche. Und mit benutzerdefinierten Metadaten versehen Sie Ressourcen mit Merkmalen wie Abteilung, Datenklassifizierung oder Kostenstelle, werten sie anhand dieser Merkmale aus und wenden Richtlinien darüber an.

Mit Microsoft 365 Schritt halten

Microsoft 365 steht nie still. Jeden Monat kommt ein stetiger Strom von Updates, und neue Copilot-Funktionen erreichen laufend die Nutzer. Jede davon kann verändern, wie Daten gefunden, geteilt und genutzt werden, oft auf eine Weise, mit der beim Einrichten des Arbeitsbereichs niemand gerechnet hat.

Zugleich sollten wir realistisch bleiben. Die meisten großen Organisationen, mit denen wir arbeiten, sagen uns, dass sie bei Copilot gerade erst anfangen. Viele haben andere KI-Tools noch gar nicht freigegeben. Große Unternehmen gehen vorsichtig vor, und das ist vernünftig.

Der Haken: Menschen warten nicht immer auf die Freigabe. Die Umfrage von Deloitte unter britischen Beschäftigten aus dem Jahr 2026 ergab, dass 31 % der Menschen, die generative KI bei der Arbeit nutzen, dies ohne Wissen ihres Arbeitgebers tun. Die Nachfrage ist da, ob die Tools freigegeben sind oder nicht. Und welche KI-Tools Ihre Organisation als Nächstes freigibt: Ein großer Teil der Daten, auf die sie sich stützen, liegt weiterhin in Microsoft 365.

Governance muss also Schritt halten. In der Praxis heißt das: wissen, was Sie haben, die Regeln einmal festlegen und den Rest Eigentümern und Automatisierung überlassen. Wer sich auf ein jährliches Audit verlässt, ist am Tag seines Abschlusses bereits veraltet.

Drei Fragen, bevor Copilot weiter ausgerollt wird

Wenn Sie Copilot im nächsten Jahr breiter ausrollen wollen, sind dies die Fragen, die ich zuerst stellen würde:

• Hat jedes Team und jede Site einen Eigentümer, der noch im Unternehmen ist? In Arbeitsbereichen ohne Eigentümer bleiben Zugriffsprobleme unbemerkt.
• Wann wurde das externe Teilen zuletzt überprüft? Links und Gastzugriffe, die für ein Projekt eingerichtet wurden, überdauern es oft um Jahre.
• Was passiert mit einem Arbeitsbereich, wenn sein Projekt endet? Lautet die Antwort „nichts“, sind Inhalte und Berechtigungen weiterhin da, damit Copilot sie findet.

Wenn Ihnen eine dieser Fragen schwerfällt, sind Sie in guter Gesellschaft. Die meisten Organisationen, mit denen wir sprechen, beschäftigen sich mit denselben Fragen, und genau darüber sprechen wir am 21. Oktober.

Das kommt in Teil zwei

Beim nächsten Mal betrachte ich den Weg in die KI: wo die meisten Organisationen tatsächlich stehen, warum sie vorsichtig vorgehen und was es braucht, um mit Zuversicht voranzukommen.

Oder hören Sie es zuerst: Begleiten Sie Sven, Tobias und mich bei der ersten Ausgabe von Inside Rencore am 21. Oktober um 16 Uhr MESZ (15 Uhr BST, 10 Uhr EDT). Vierzig Minuten von uns, zwanzig Minuten für Ihre Fragen.

Zu Inside Rencore anmelden: Built in 2026. Bigger in 2027.

Tiina Rytkönen
VP of Product and Engineering, Rencore