Die Reise in die KI steuern: ein Leitfaden für Microsoft 365

Am 21. Oktober veranstalten wir das erste Inside Rencore: eine regelmäßige Session, in der unser Produktteam direkt mit den Menschen spricht, die jeden Tag mit Rencore arbeiten. Hier anmelden.

Wenn wir mit Kunden sprechen, kommt ein Thema häufiger auf als jedes andere: KI. Einige von Ihnen pilotieren Copilot. Einige haben noch gar keine KI-Tools freigegeben. Fast alle werden von der Unternehmensleitung gefragt, wie schnell es gehen kann und ob es sicher ist.

Dieser Leitfaden ist meine Antwort. Er bündelt, was die Belege sagen, was wir bei unseren Kunden sehen und was es meiner Überzeugung nach braucht, um die Reise in die KI mit Zuversicht zu gehen. Er ist lang, nutzen Sie also die Überschriften, um zu dem zu springen, was für Sie am wichtigsten ist. In der kommenden Woche teile ich außerdem zwei kürzere Beiträge, die die Fäden aufgreifen, die mir am meisten am Herzen liegen.

Die Kurzfassung lautet so. Die Reise in die KI ist eine Governance-Reise. Jede Phase hängt davon ab, dass Sie wissen, wer in Ihrer Microsoft 365 Umgebung worauf zugreifen kann, und die Organisationen, die das im Griff haben, sind diejenigen, die in Bewegung bleiben.

Wo die meisten Organisationen wirklich stehen

Wenn Sie nur die Schlagzeilen lesen, könnten Sie meinen, jedes große Unternehmen habe KI längst für alle ausgerollt. Die Belege zeichnen ein nüchterneres Bild.

McKinseys State-of-AI-Umfrage 2025, die auf fast 2.000 Befragten in 105 Ländern beruht, ergab: 88 % der Organisationen nutzen KI inzwischen in mindestens einem Geschäftsbereich. Knapp zwei Drittel haben jedoch noch nicht begonnen, sie im gesamten Unternehmen zu skalieren. Nur 23 % skalieren irgendwo im Unternehmen ein agentisches KI-System. Die Nutzung ist breit, die Tiefe noch begrenzt.

Bei Microsoft 365 Copilot ist das Bild ähnlich. Als Gartner 2024 132 IT-Verantwortliche befragte, rund die Hälfte davon in Unternehmen mit mehr als 10.000 Beschäftigten, hatten 60 % Copilot-Piloten gestartet. Nur 6 % hatten ihre Piloten abgeschlossen und planten einen Rollout im großen Maßstab. Gerade einmal 1 % hatte Copilot für alle berechtigten Beschäftigten ausgerollt.

Das deckt sich mit dem, was uns unsere größten Kunden berichten. Die meisten stehen mit Copilot erst am Anfang. Viele haben andere KI-Tools wie ChatGPT oder Claude überhaupt nicht freigegeben. Große Organisationen gehen vorsichtig vor, und wie der nächste Abschnitt zeigt, haben sie dafür gute Gründe.

Warum große Organisationen vorsichtig vorgehen

Zwei Geschichten aus den letzten Jahren erklären die Vorsicht besser als jede Umfrage.

2023 untersagte Samsung seinen Beschäftigten die Nutzung generativer KI-Tools, nachdem Ingenieure sensiblen Quellcode in ChatGPT hochgeladen hatten. Die Sorge des Unternehmens war einfach: Daten, die an diese Tools gehen, liegen auf externen Servern, lassen sich nur schwer abrufen oder löschen und könnten anderen offengelegt werden.

Im März 2024 verbot das US-Repräsentantenhaus seinen Mitarbeitenden die Nutzung der kommerziellen Version von Microsoft Copilot. Das Office of Cybersecurity stufte sie als Risiko ein wegen „der Gefahr, dass Daten des Repräsentantenhauses an Cloud-Dienste abfließen, die vom Repräsentantenhaus nicht zugelassen sind“. Wenige Tage später erklärte das Repräsentantenhaus, eine Regierungsversion mit höherem Sicherheits- und Compliance-Standard werde geprüft, und die Mitarbeitenden könnten den Zugang zurückerhalten, wenn sie die Prüfung bestehe.

Ich finde die zweite Geschichte die nützlichere. Das Repräsentantenhaus legte eine Pause ein, definierte die Kontrollen, die es brauchte, und zeigte einen Weg zurück zur Nutzung von KI auf. Das ist die Reise, auf der die meisten unserer Kunden heute sind.

Allerdings gibt es einen Haken. Während Organisationen pausieren, machen ihre Mitarbeitenden oft weiter. Deloittes Umfrage unter Beschäftigten in Großbritannien aus dem Jahr 2026 ergab, dass 31 % der Menschen, die generative KI bei der Arbeit nutzen, das ohne Wissen ihres Arbeitgebers tun, und einer von sechs bezahlt die Tools selbst. Wer freigegebene KI zurückhält, verlagert die KI-Nutzung schlicht an einen Ort, den die IT nicht sehen kann.

Vorsicht allein ist also eine Warteposition. Die eigentliche Frage ist, wie Sie sicher vorankommen, und das beginnt mit dem Verständnis der Phasen.

Die vier Phasen der Reise

Nach dem, was wir bei unseren Kunden sehen, folgt die Reise in die KI in der Regel vier Phasen. Jede hat ihr eigenes Risiko, und jede erfordert eine andere Governance-Priorität, bevor Sie sicher weitergehen können.

Die meisten großen Organisationen, mit denen wir sprechen, stehen irgendwo zwischen Phase eins und Phase drei. Wenn Sie die Spalte der Governance-Prioritäten von oben nach unten lesen, fällt ein Muster auf. Jede Phase baut auf der vorherigen auf, und jede Phase führt zurück zum Zugriff. Das ist der Engpass.

Warum Berechtigungen der Engpass sind

In derselben Gartner-Umfrage gaben 40 % der IT-Verantwortlichen an, ihren Copilot-Rollout wegen Bedenken zu Oversharing um drei Monate oder länger verschoben zu haben. 64 % sagten, Informations-Governance und Sicherheitsrisiken erforderten erhebliche Zeit und Ressourcen.

Der Grund liegt in der Funktionsweise von Copilot. In Microsofts eigenen Worten: „Microsoft 365 Copilot greift nur auf Organisationsdaten zu, für die einzelne Benutzer mindestens Leseberechtigungen haben.“ Microsoft betont weiter, wie wichtig es ist, dass „die richtigen Benutzer oder Gruppen den richtigen Zugriff auf die richtigen Inhalte haben“.

Anders gesagt: Copilot übernimmt Ihre Berechtigungen, genau so, wie sie heute sind. Wurde eine sensible Datei zu weit geteilt, kann Copilot sie für jeden finden, der Zugriff hat. Welche Zugriffsprobleme Sie auch schon haben, KI legt sie mit einer Geschwindigkeit offen, die kein Mensch erreichen könnte.

Wie Zugriff sich aufbaut

Zugriff wird selten in einem dramatischen Moment zum Problem. Er baut sich Schritt für Schritt aus vernünftigen Einzelentscheidungen auf.

Jemand stößt zu einem Projekt und wird einem Team hinzugefügt. Ein Partner braucht ein Dokument, also wird ein Gast eingeladen. Ein Link wird geteilt, um Zeit zu sparen. Das Projekt endet, Menschen wechseln die Rolle, und niemand macht davon etwas rückgängig. Jeder Schritt war zum Zeitpunkt der Entscheidung sinnvoll. Zusammen führen sie dazu, dass weit mehr Personen und Apps auf weit mehr Daten zugreifen können, als irgendjemand beabsichtigt hat.

Eine Lehre aus den Nachrichten

Anfang dieses Monats öffneten ASOS-Kunden die App und fanden eine Push-Nachricht von Angreifern, die behaupteten, Daten gestohlen zu haben. ASOS erklärte, jemand habe sich Zugang zum Konto eines Mitarbeiters verschafft, indem er sich als vertrauenswürdiger Kontakt ausgab, und diese Zugangsdaten dann genutzt, um auf Drittplattformen zuzugreifen, über die das Unternehmen mit Kunden kommuniziert. Laut ASOS könnten Namen und Kontaktdaten eingesehen worden sein, nicht aber Zahlungsdaten oder Passwörter.

Die Untersuchung läuft noch, und das könnte fast jeder großen Organisation passieren. Der Vorfall hatte nichts mit KI zu tun, aber die Lehre lässt sich direkt übertragen. Ein einziger Satz Zugangsdaten öffnete die Tür zu mehreren verbundenen Plattformen und von dort direkt zu den Telefonen der Kunden. Die Schwachstelle war der Zugriff zwischen den Systemen.

Stellen Sie sich nun dasselbe kompromittierte Konto mit einem angeschlossenen KI-Assistenten vor. Er kann in Sekunden alles durchsuchen, zusammenfassen und zusammentragen, worauf dieses Konto zugreifen kann. Je mehr Zugriff sich unbemerkt angesammelt hat, desto weiter reicht das.

Die vier häufigsten Muster

In den meisten Microsoft 365 Umgebungen, mit denen wir arbeiten, lassen sich die Zugriffsprobleme vier Mustern zuordnen:

• Zugriff, den niemand im Blick hat. Mitglieder, Gäste und Apps behalten Berechtigungen, lange nachdem sich jemand erinnert, warum sie erteilt wurden. Niemand entfernt den Zugriff, weil niemand sicher ist, ob das gefahrlos geht.
• Freigaben, die nie überprüft werden. Links und Gastzugriffe, die für ein Projekt eingerichtet wurden, bleiben jahrelang offen. Externe Partner wechseln, ihr Zugriff bleibt.
• Arbeitsbereiche ohne Eigentümer. Teams und Sites überdauern ihre Projekte und ihre Eigentümer. Wenn der Eigentümer geht, bleibt niemand übrig, den man fragen könnte, ob Inhalt und Zugriff noch sinnvoll sind.
• Inhalte, die Copilot jetzt finden kann. Dateien, die vor Jahren zu weit freigegeben und längst vergessen wurden, sind plötzlich nur eine Frage entfernt.

Nichts davon ist neu. Copilot lässt es nur wichtiger werden, weil es alte Berechtigungsprobleme in Antworten auf dem Bildschirm eines Menschen verwandelt.

Wie Governance Schritt hält

Wenn der Zugriff der Engpass ist, liegt ein großes Bereinigungsprojekt als Antwort nahe. Viele Organisationen versuchen es. Die meisten stellen fest, dass sich die Umgebung bis zum Projektende wieder weiterbewegt hat. Jeden Monat landet ein steter Strom an Microsoft 365 Updates, jeden Tag entstehen neue Teams, und Copilot erreicht immer mehr Menschen.

Governance, die sich auf ein jährliches Audit stützt, ist veraltet, sobald es abgeschlossen ist. Um Schritt zu halten, muss sie kontinuierlich laufen, und im großen Maßstab funktioniert das nur, wenn sie geteilt wird.

Governance skaliert nicht von der Zentrale aus

Jede große Microsoft 365 Umgebung, die ich gesehen habe, stößt an dieselbe Wand. In den frühen Tagen kann die IT den Überblick behalten. Dann zieht die Nutzung an. Wenige Jahre später gibt es Tausende Arbeitsbereiche, und niemand in der IT kann sicher sagen, wer noch darin sein sollte.

Die übliche Reaktion ist mehr zentrale Kontrolle: strengere Antragsprozesse, größere Prüftabellen, mehr Tickets. Das funktioniert selten lange. Die IT trifft am Ende Zugriffsentscheidungen über Inhalte, die sie nie gesehen hat, während die Menschen, die die Inhalte kennen, außen vor bleiben.

Wir sind überzeugt, dass die Antwort darin liegt, Entscheidungen bei den Menschen zu verorten, die der Arbeit am nächsten sind, und der IT die Richtlinien und die Transparenz zu geben, um die Kontrolle zu behalten.

Governance dorthin bringen, wo Menschen ohnehin arbeiten

Diese Überzeugung hat die größte Entwicklungsleistung unseres Teams in diesem Jahr geprägt: die Rencore Governance Teams App. Eigentümer von Arbeitsbereichen führen Zugriffsprüfungen durch und genehmigen Anfragen direkt in Microsoft Teams, dem Tool, das sie ohnehin den ganzen Tag geöffnet haben. Sie bestätigen für ihre eigenen Teams und Sites, wer Mitglied sein soll, welche Gäste noch Zugriff brauchen und was extern geteilt ist. Die IT legt die Regeln fest und sieht die Ergebnisse.

Es hat enorm viel Arbeit gekostet, das richtig hinzubekommen. Eine Prüfung, die einem ausgelasteten Eigentümer zu viel abverlangt, wird schlicht nicht erledigt, daher haben wir viel Zeit darauf verwendet, jeden Schritt schnell und klar zu machen. Das Feedback unserer Kunden und Partner sagt uns, dass sich jede Stunde gelohnt hat.

Für uns ist die Teams App das herausragende Feature. Unsere Eigentümer von Arbeitsbereichen erledigen Zugriffsprüfungen und Anfragen in Teams, ohne je das Admin-Portal zu brauchen. Sie entscheiden, wer in ihren Teams und Sites bleibt, welche Gäste Zugriff behalten und was extern geteilt bleibt. Das entlastet die IT und überlässt die Entscheidung denjenigen, die die Inhalte am besten kennen.

Geschäftsführer, Enterprise-Organisation mit mehr als 1.000 Beschäftigten

Das Modell, das Governance aktuell hält

Zusammengenommen läuft kontinuierliche Governance auf drei Dinge hinaus:

1. Wissen, was Sie haben. Ein vollständiges, aktuelles Bild Ihrer Arbeitsbereiche, Eigentümer, Mitglieder, Gäste und Freigaben.
2. Die Regeln einmal festlegen. Klare Richtlinien dafür, wie Arbeitsbereiche erstellt werden, wer eingeladen werden darf und was passiert, wenn ein Projekt endet.
3. Eigentümer und Automatisierung den Rest erledigen lassen. Eigentümer bestätigen, was nur sie beurteilen können. Automatisierung übernimmt die wiederkehrende Arbeit, von Erinnerungen bis zur Bereinigung.

Wenn Governance so funktioniert, bleibt Ihre Umgebung für jede Phase der KI-Reise bereit, ohne dass jedes Mal ein neues Bereinigungsprojekt nötig wird.

Sind Sie bereit für die nächste Phase?

Nutzen Sie diese Checkliste, um zu sehen, wo Sie stehen. Jedes „Nein“ ist eine Lücke, die Sie in der nächsten Phase ausbremsen wird.

• Jedes Team und jede Site hat einen Eigentümer, der noch im Unternehmen ist
• Wir sehen jeden Gast und wann sein Zugriff zuletzt bestätigt wurde
• Externe Freigabelinks werden regelmäßig überprüft
• Inaktive Arbeitsbereiche werden automatisch archiviert oder entfernt
• Neue Arbeitsbereiche folgen einer Vorlage und einem Genehmigungsschritt
• Wir wissen, wo unsere sensibelsten Inhalte liegen und wer darauf zugreifen kann
• Eigentümer beteiligen sich an Zugriffsprüfungen, ohne dass die IT hinterherlaufen muss
• Wir können für all das Nachweise für ein Audit erbringen

Wo Sie beginnen

Wenn Sie weniger Kästchen abhaken konnten, als Ihnen lieb ist, sind Sie in guter Gesellschaft. In dieser Reihenfolge würde ich es angehen:

1. Ein vollständiges Inventar erstellen. Was Sie nicht sehen, können Sie nicht steuern. Beginnen Sie mit jedem Team, jeder Site, jedem Eigentümer, Mitglied, Gast und Freigabelink.
2. Dafür sorgen, dass jeder Arbeitsbereich einen Eigentümer hat. Suchen Sie zuerst die Arbeitsbereiche ohne Eigentümer. Sie bergen das meiste verborgene Risiko.
3. Gäste und externe Freigaben überprüfen. Bitten Sie die Eigentümer zu bestätigen, was noch offen sein muss, und schließen Sie den Rest.
4. Aufräumen, was nicht mehr genutzt wird. Archivieren oder entfernen Sie inaktive Arbeitsbereiche, damit deren Inhalte nicht mehr dort auftauchen, wo sie nicht hingehören.
5. Die Regeln in Richtlinien überführen. Automatisieren Sie sie, damit Ihre Umgebung bereit bleibt, während Copilot mehr Menschen erreicht.

Nichts davon muss auf ein großes Programm warten. Allein die ersten beiden Schritte beseitigen viel verborgenes Risiko, und sie machen jede spätere Phase der Reise leichter.

Wie der Lohn aussieht

Man könnte all das leicht als Grund lesen, weiter zu warten. Ich sehe es umgekehrt. Der Nutzen auf der anderen Seite ist real, und die Belege mehren sich.

2025 führte die britische Regierung eine dreimonatige Erprobung von Microsoft 365 Copilot mit mehr als 20.000 Beamtinnen und Beamten durch. Die Teilnehmenden gaben an, im Durchschnitt 26 Minuten pro Tag zu sparen, fast zwei Arbeitswochen pro Person und Jahr. Diese Zahlen beruhen auf Selbstauskunft, nehmen Sie sie also als Orientierung, aber sie zeigen, was möglich ist, wenn eine Organisation bereit ist.

Die Organisationen, die diesen Nutzen erschließen, sind diejenigen, die mit Zuversicht vom Pilot zur Skalierung übergehen können. Governance gibt ihnen diese Zuversicht.

Wo Rencore steht

Einige von Ihnen haben gefragt, ob sich Rencore von der KI mitreißen lässt. Das ist eine berechtigte Frage. Rund um KI herrscht derzeit viel Begeisterung, und auch wir sind von ihrem Potenzial begeistert. Unser Fokus hat sich jedoch nicht geändert.

Wir werden Sie weiterhin dabei unterstützen, Microsoft 365 sicher zu betreiben, mit klaren Zuständigkeiten, sauberem Zugriff und Compliance, die in die tägliche Arbeit eingebaut ist. Dieses Fundament wird noch wichtiger, je mehr Organisationen Copilot ausrollen, und für viele unserer Kunden ist es die dringlichste Priorität.

Gleichzeitig blicken wir nach vorn. Wenn Agenten und andere KI-Plattformen Teil Ihrer Umgebung werden, wollen wir sicherstellen, dass Sie auch diese steuern können. Und wichtig: Das führt uns nicht von Microsoft 365 weg. Selbst wenn Organisationen KI-Plattformen wie Claude oder ChatGPT einsetzen, wird ein Großteil der Geschäftsdaten, mit denen diese Tools arbeiten müssen, weiterhin im Microsoft 365 Ökosystem liegen.

Wir entfernen uns also nicht von dem Fundament, das wir aufgebaut haben. Wir bauen darauf auf und erweitern Governance von Microsoft 365 und Copilot auf die breitere KI-Landschaft. Und wenn Sie bereit sind, diesen Schritt zu gehen, sind wir es auch.

Nächste Schritte

Wo auch immer Sie auf der Reise stehen: Sie müssen den Weg nicht allein finden.

• Nehmen Sie am ersten Inside Rencore teil. Am 21. Oktober um 16 Uhr MESZ (15 Uhr BST, 10 Uhr EDT) berichten Sven, Tobias und ich, was wir in diesem Jahr ausgeliefert haben und was in den nächsten sechs Monaten kommt, mit 20 Minuten für Ihre Fragen. Hier anmelden.
• Sprechen Sie mit uns. Vereinbaren Sie ein Gespräch mit unserem Team, und wir helfen Ihnen zu erkennen, wo Ihre Umgebung heute steht.

Bringen Sie die schwierigen Fragen mit. Was Sie uns sagen, prägt, was wir als Nächstes entwickeln.

Tiina Rytkönen
VP of Product and Engineering, Rencore