Die IT-Branche hat in den letzten zehn Jahren enorme Veränderungen erlebt, wobei sich die Cloud-Zusammenarbeit immer mehr durchgesetzt hat.
Während sich viele Unternehmen aktiv für die Cloud entschieden haben, gilt dies nicht für viele andere, bei denen die Umstellung durch externe Faktoren ausgelöst wurde - etwa durch eine globale Pandemie und die damit einhergehenden raschen Veränderungen an den Arbeitsplätzen weltweit.
In diesem Artikel räumen wir mit einigen (viel zu häufigen) Mythen rund um Cloud Collaboration Governance im Allgemeinen und Microsoft 365 Governance im Besonderen auf. Viele Unternehmen glauben immer noch an einige oder alle diese Mythen, aber es ist wichtig, sie zu entlarven und sie mit dem Wissen und den technologischen Hilfsmitteln zu betrachten, die uns im Jahr 2024 zur Verfügung stehen.
Mythos 1: Die Überwachung von Microsoft 365 ist unnötig
Dies ist vielleicht eines der häufigsten Missverständnisse bei der Einführung von Microsoft 365. M365-Umgebungen sind dynamisch, da Benutzer rund um die Uhr Daten erstellen, ändern und darauf zugreifen. Ohne eine angemessene Überwachung setzen sich Unternehmen Risiken aus, wie z. B. Datenschutzverletzungen, Compliance-Verstöße und vielleicht das direkteste und schmerzhafteste von allen: Ausuferung. Ein Mangel an Überwachung kann auch dazu führen, dass Leistungsprobleme völlig unbemerkt bleiben. Aus der Sicherheitsperspektive hilft die kontinuierliche Überwachung, unbefugte Zugriffsversuche und potenzielle Sicherheitsbedrohungen in Echtzeit zu erkennen, sodass ein rechtzeitiges Eingreifen möglich ist.
Mythos 2: Die Verwaltung von Microsoft 365-Lizenzen ist allein Aufgabe der Beschaffungsabteilung
Ein weiterer weit verbreiteter Irrglaube ist, dass die Verwaltung von Microsoft 365-Lizenzen ausschließlich in den Zuständigkeitsbereich der Beschaffungsabteilung fällt. Es stimmt zwar, dass die Beschaffungsabteilung eine entscheidende Rolle beim Erwerb von Lizenzen spielt, aber ein effektives Lizenzmanagement erfordert die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen – vor allem der IT-, Finanz- und sogar der Personalabteilung.
Unser Blog über die Identifizierung und Einbeziehung aller relevanten Interessengruppen in Ihre Microsoft-Governance ist eine hilfreiche Ressource, wenn Sie mehr über die Kunst der erfolgreichen Einführung von M365 erfahren möchten. Ein kooperativer Ansatz für das Lizenzmanagement ist für die Maximierung des ROI und die Minimierung der Risiken für die Unternehmensdaten unerlässlich.
Mythos 3: Sie brauchen sich nicht um Backups zu kümmern, denn Microsoft 365 kümmert sich darum
Die Wiederherstellung verlorener Daten würde je nach Umfang der Daten leicht Wochen, wenn nicht Monate, dauern. Bei größeren Unternehmen kann sich die Anzahl der Postfächer und SharePoint-Umgebungen erheblich erhöhen. Während sich Unternehmen bisher weitgehend auf Backup-Lösungen von Drittanbietern verlassen mussten, hat Microsoft in dieser Hinsicht kürzlich einige Fortschritte erzielt.
Auf der Microsoft Inspire 2023 kündigte Microsoft die Einführung von Microsoft 365 Backup und Microsoft 365 Archive an, um Kunden bei der Verwaltung großer Inhaltsmengen zu unterstützen und zu verhindern, dass sie nach einem unvorhergesehenen Datenverlust eine lange Wiederherstellungsphase durchlaufen müssen. Das M365 Backup, das bis Mitte 2024 die allgemeine Verfügbarkeit erreichen soll, kann direkt im Microsoft 365 Admin Center aufgerufen werden.
Microsoft 365 Backup bietet die folgenden Funktionen:
- Sicherung aller oder ausgewählten SharePoint-Sites, OneDrive-Konten und Exchange-Postfächer in Ihrem Tenant.
- Wiederherstellung von OneDrive-Konten, SharePoint-Sites und Postfächern zu einem früheren Zeitpunkt für Ihren gesamten Tenant.
- Suchen oder filtern Sie Inhalte in Ihren Backups anhand wichtiger Metadaten wie Website-Namen, Eigentümern, Betreff, Erstellungs-/Änderungsdaten und Ereignistypen sowie Wiederherstellungszeitpunkt-Datumsbereichen.
Während die neuen Backup-Funktionen von Microsoft definitiv eine gute Nachricht für den Endbenutzer sind, weisen Backup-Anbieter darauf hin, dass es immer noch viele Aspekte des Backups gibt, die Microsoft noch nicht abdeckt. Die Datensicherungslösung KeepIt unterscheidet beispielsweise zwischen "Backup" und "echtem Backup", um diesen Punkt näher zu erläutern.
Mythos 4: Eine Governance-Strategie ist optional
Einige Unternehmen betrachten Governance immer noch als eine optionale Komponente ihrer Microsoft 365-Einführung. Ohne eine Governance-Strategie riskieren Unternehmen Ineffizienzen in unterschiedlichem Ausmaß, Sicherheitsverletzungen sowie Compliance-Verstöße.
Eine umfassende Governance-Strategie legt konkrete Richtlinien, Prozesse und Kontrollen fest, um die Nutzung und Verwaltung von Microsoft 365 im Unternehmen zu steuern. M365-Governance ist nicht länger ein "Nice-to-have", sondern ein Muss. Immer wieder zahlen Unternehmen den Preis dafür, dass sie die Kontrolle über ihre Cloud-Zusammenarbeit nicht oder nur unzureichend behalten. Durch die proaktive Verwaltung ihrer Microsoft 365-Umgebung können Unternehmen ihre Produktivität steigern, die Sicherheit erhöhen und Risiken minimieren.
Mythos 5: Microsoft 365 Governance einzurichten ist schwierig
Der Gedanke, Governance für eine so umfassende und dynamische Plattform wie Microsoft 365 zu implementieren, kann leicht zu einer Überforderung führen - und das zu Recht. Bedenken wegen komplexer Konfigurationen und der schieren Größe des Ganzen können Unternehmen davon abhalten, diese Aufgabe überhaupt in Angriff zu nehmen. Lösungen wie Rencore Governance ermöglichen es Anwendern, durch eine effektive Cloud-Collaboration-Governance effizienter, kostengünstiger und sicherer zu arbeiten.
Fazit
Natürlich ist nicht jeder Mythos, über den wir hier gesprochen haben, in gleichem Maße gefährlich. Viel gefährlicher ist es, davon auszugehen, dass keiner dieser Mythen eine große Sache ist. Durch kontinuierliche Überwachung, kollaboratives Lizenzmanagement, robuste Backup-Lösungen und ein umfassendes Governance-Programm können Unternehmen den Wert von Microsoft 365 maximieren, Risiken minimieren und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen.
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