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Glossaire
Contenu ROT
Le contenu ROT désigne les données redondantes, obsolètes ou triviales, c'est-à-dire les doublons, les versions dépassées et les fichiers sans valeur métier qui restent stockés longtemps après que plus personne n'en a besoin.
Aussi appelé : contenu redondant, obsolète et trivial, contenu obsolète
D'où il vient
Le ROT s'accumule dans chaque tenant sous forme de copies du même fichier dans plusieurs sites, d'historiques de versions sans fin, de dossiers de projets jamais clôturés et d'espaces de travail silencieux depuis des années. Sans règles de rétention ni propriétaires qui font le ménage, rien ne disparaît.
Pourquoi il compte maintenant
Le ROT coûte du stockage, et le stockage SharePoint au-delà du quota du tenant est facturé. Il cache aussi du risque : des fichiers sensibles dans des sites oubliés sont encore partagés comme il y a des années. Et il induit l'IA en erreur. Un assistant qui s'appuie sur des politiques dépassées ou d'anciennes grilles tarifaires répond avec assurance à partir d'elles.
Réduire le ROT avant un déploiement de l'IA améliore la qualité des réponses et réduit ce qu'un assistant pourrait exposer.
Le rôle de Rencore
Rencore signale les sites SharePoint et équipes Teams inactifs, montre l'usage du stockage par site, et ses automatisations archivent des sites, suppriment d'anciennes versions de fichiers ou fixent des quotas de stockage, pour que les contenus obsolètes soient retirés plutôt que conservés par défaut.
