Microsoft Copilot
Glossaire
Prolifération SharePoint
La prolifération SharePoint est la croissance incontrôlée des sites SharePoint, des équipes Microsoft Teams et de leur stockage, plus rapide que la capacité de l'organisation à les gouverner.
Aussi appelé : SharePoint sprawl, prolifération Teams, prolifération des espaces de travail
Pourquoi elle se produit
La prolifération est la conséquence prévisible d'un provisionnement en libre-service sans règles de cycle de vie. Quand chacun peut créer un site ou une équipe en quelques secondes et que rien ne les retire, le tenant se remplit d'espaces de travail en double, abandonnés et sans propriétaire. Chaque équipe Teams apporte un site SharePoint et un groupe Microsoft 365, si bien que le nombre augmente sur plusieurs fronts à la fois.
Ce qu'elle coûte
Chaque espace de travail non gouverné est un endroit de plus où l'oversharing se cache, un propriétaire de plus à retrouver et une ligne de plus sur la facture de stockage. Il nourrit aussi l'IA : des contenus obsolètes dans des sites oubliés restent des contenus que Copilot peut trouver.
Maîtriser la prolifération, c'est fixer un propriétaire, une finalité et une date de fin dès la création, puis revoir les espaces de travail inactifs à intervalles fixes et archiver ou supprimer ce qui n'est plus utile.
Le rôle de Rencore
Rencore provisionne les équipes Teams et les sites à partir de modèles approuvés, avec propriétaires et métadonnées, signale les espaces de travail inactifs et sans propriétaire, et mène des revues de renouvellement dans lesquelles les propriétaires les conservent, les archivent ou les suppriment.
