Die Reise in die KI beginnt mit Governance

Im ersten Teil habe ich geschildert, wie dieses Jahr für unser Produktteam aussah: warum Governance bei den Menschen liegen muss, die die Inhalte kennen, und warum sie mit Microsoft 365 Schritt halten muss.

Diesmal geht es um KI. Genauer gesagt um die Reise, auf der sich die meisten Organisationen befinden und die ganz anders aussieht als die Schlagzeilen. Ich zeige, was die Belege sagen, was wir von unseren eigenen Kunden hören und was das aus meiner Sicht für Ihre Vorbereitung bedeutet.

Dieser Beitrag ist die Kurzfassung. Das vollständige Stufenmodell, eine Checkliste zur Bereitschaft und alle Quellen finden Sie in meinem Leitfaden: Die Reise in die KI steuern.

Wo die meisten Organisationen wirklich stehen

Wenn Sie nur die Schlagzeilen lesen, müssten Sie annehmen, jedes Großunternehmen habe KI längst für alle ausgerollt. Die Belege erzählen eine nüchternere Geschichte.

Die McKinsey-Umfrage State of AI 2025 ergab, dass 88 % der Organisationen KI inzwischen in mindestens einem Geschäftsbereich einsetzen. Dennoch haben fast zwei Drittel noch nicht begonnen, sie im gesamten Unternehmen zu skalieren. Die meisten experimentieren noch.

Bei Microsoft 365 Copilot sieht es ähnlich aus. Als Gartner 2024 insgesamt 132 IT-Verantwortliche befragte, hatten 60 % Copilot-Pilotprojekte gestartet. Nur 6 % hatten ihre Pilotphase abgeschlossen und planten einen großflächigen Einsatz, und gerade einmal 1 % hatte Copilot für alle berechtigten Mitarbeitenden ausgerollt.

Das deckt sich mit dem, was uns unsere größten Kunden berichten. Die meisten stehen mit Copilot erst am Anfang. Viele haben andere KI-Werkzeuge wie ChatGPT oder Claude bislang gar nicht freigegeben. Große Organisationen gehen vorsichtig vor, und dafür gibt es gute Gründe.

Warum große Organisationen vorsichtig vorgehen

Zwei Geschichten aus den letzten Jahren erklären die Zurückhaltung besser als jede Umfrage.

2023 untersagte Samsung seinen Mitarbeitenden generative KI-Werkzeuge, nachdem Ingenieure sensiblen Quellcode in ChatGPT hochgeladen hatten. Die Sorge des Unternehmens war einfach: Daten, die an diese Werkzeuge gehen, liegen auf externen Servern, lassen sich schwer zurückholen oder löschen und könnten an Dritte gelangen.

Im März 2024 verbot das US-Repräsentantenhaus seinen Mitarbeitenden die Nutzung der kommerziellen Version von Microsoft Copilot. Das zuständige Office of Cybersecurity stufte sie als Risiko ein, wegen „der Gefahr, dass Daten des Repräsentantenhauses an nicht genehmigte Cloud-Dienste abfließen“. Wenige Tage später erklärte das Repräsentantenhaus, eine Behördenversion mit höheren Sicherheits- und Compliance-Standards werde geprüft, und die Mitarbeitenden könnten den Zugang zurückerhalten, falls sie die Prüfung bestehe.

Die zweite Geschichte finde ich nützlicher. Das Repräsentantenhaus hat innegehalten, die nötigen Kontrollen definiert und einen Weg zurück zur KI-Nutzung aufgezeigt. Genau auf dieser Reise sind heute die meisten unserer Kunden.

Die Reise, Stufe für Stufe

Nach dem, was wir bei unseren Kunden sehen, durchläuft die Reise in die KI meist vier Stufen:

1. Halten. KI-Werkzeuge sind gesperrt oder eingeschränkt, während die Organisation die Risiken klärt. Manche Mitarbeitende nutzen sie trotzdem.
2. Pilotieren. Eine kleine Gruppe erhält Copilot. Die IT beobachtet genau und lernt, was Copilot zutage fördert.
3. Skalieren. Copilot erreicht die breite Belegschaft, mit Richtlinien und Monitoring.
4. Erweitern. Agenten, andere KI-Plattformen und neue Anwendungsfälle kommen hinzu, unter derselben Governance.

Die meisten großen Organisationen, mit denen wir sprechen, befinden sich irgendwo zwischen der ersten und der dritten Stufe. Der Schritt, der sie aufhält, ist fast immer derselbe.

Was Organisationen ausbremst

In derselben Gartner-Umfrage gaben 40 % der IT-Verantwortlichen an, ihren Copilot-Rollout wegen Bedenken zu Oversharing um drei Monate oder länger verschoben zu haben. 64 % sagten, Informationsgovernance und Sicherheitsrisiken erforderten erheblich Zeit und Ressourcen.

Der Grund liegt in der Funktionsweise von Copilot. Microsoft formuliert es so: „Microsoft 365 Copilot only surfaces organizational data to which individual users have at least view permissions.“ Microsoft betont außerdem, wie wichtig es ist, dass „the right users or groups have the right access to the right content“.

Anders gesagt: Copilot übernimmt Ihre Berechtigungen genau so, wie sie heute sind. Ist eine sensible Datei zu breit geteilt, kann Copilot sie für jeden finden, der Zugriff hat. Welche Zugriffsprobleme Sie auch schon haben, KI legt sie in einer Geschwindigkeit offen, die kein Mensch erreichen könnte.

Deshalb führt die Reise in die KI direkt durch die Governance. Berechtigungen unter Kontrolle zu bringen ist der Schritt, der jede weitere Stufe öffnet.

Wie der Lohn aussieht

Man könnte all das leicht als Grund lesen, weiter abzuwarten. Ich sehe es umgekehrt. Der Nutzen auf der anderen Seite ist real, und die Belege mehren sich.

2025 führte die britische Regierung einen dreimonatigen Test von Microsoft 365 Copilot mit mehr als 20.000 Beamtinnen und Beamten durch. Die Teilnehmenden gaben an, im Schnitt 26 Minuten pro Tag zu sparen, fast zwei Arbeitswochen pro Person und Jahr. Diese Zahlen beruhen auf Selbstauskunft, nehmen Sie sie also als Orientierung. Sie zeigen aber, was möglich ist, wenn eine Organisation bereit ist.

Den Nutzen heben die Organisationen, die sicher vom Pilotprojekt zur Skalierung wechseln können. Governance gibt ihnen diese Sicherheit, und sie beginnt mit einer einfachen Frage: Wissen Sie, wer in Ihrer Microsoft 365 Umgebung heute auf was zugreifen kann? Wenn Sie sich nicht sicher sind, ist unsere Arbeit zur Copilot-Bereitschaft ein guter Startpunkt.

Wie es weitergeht

Einige von Ihnen haben gefragt, ob sich Rencore von KI mitreißen lässt. Das ist eine berechtigte Frage. Wir teilen die Begeisterung für das, was KI kann, und unser Fokus ist derselbe wie immer: Ihnen zu helfen, Microsoft 365 sicher zu betreiben, mit klarer Eigentümerschaft und sauberen Zugriffen.

Das wird wichtiger, je weiter Copilot ausgerollt wird, und es bleibt wichtig, wenn weitere KI-Plattformen hinzukommen. Welchen Assistenten Ihre Mitarbeitenden auch nutzen, ein Großteil der Geschäftsdaten, mit denen er arbeitet, liegt in Microsoft 365. Diese Daten gut zu steuern hält Sie für jede Stufe der Reise bereit, und genau dort bauen wir weiter, von Microsoft 365 und Copilot hin zur gesamten KI-Landschaft.

Mehr dazu steht in meinem Leitfaden Die Reise in die KI steuern.

Seien Sie am 21. Oktober dabei

Den Rest zeigen wir besser live. Seien Sie mit Sven, Tobias und mir bei der ersten Inside Rencore am 21. Oktober um 16:00 Uhr MESZ (15:00 Uhr BST, 10:00 Uhr EDT) dabei. Wir behandeln:

• Die Teams-App und Überprüfungen durch Eigentümer, samt den Überlegungen dahinter
• Die globale Suche und benutzerdefinierte Metadaten
• Was in den nächsten sechs Monaten kommt und wohin wir danach steuern
• Ihre Fragen, beantwortet von den Menschen, die das Produkt bauen

Wo auch immer Sie auf der Reise stehen, bringen Sie die schwierigen Fragen mit. Das Q&A ist der Teil, auf den ich mich am meisten freue, und was Sie uns sagen, prägt, was wir als Nächstes bauen.

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Tiina Rytkönen
VP of Product and Engineering, Rencore