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Glossar
Externe Freigabe und Gastzugriff
Externe Freigabe und Gastzugriff sind die Microsoft-365-Funktionen, mit denen Personen außerhalb eines Unternehmens, etwa Partner, Dienstleister und Kunden, Dateien öffnen und in Teams, SharePoint-Websites und OneDrive zusammenarbeiten können.
Auch bekannt als: externer Zugriff, Gastzugriff, externe Zusammenarbeit, externe Freigabe
Wie Externe hineinkommen
Es gibt mehrere Wege. Ein Gastkonto wird ins Verzeichnis eingeladen und zu Teams, Gruppen oder Websites hinzugefügt. Ein Freigabelink kann Zugriff auf eine Datei oder einen Ordner gewähren, in manchen Konfigurationen ganz ohne Anmeldung. Freigegebene Kanäle in Teams lassen Mitglieder eines anderen Tenants einem einzelnen Kanal beitreten. Jeder Weg hat eigene Einstellungen auf Tenant-, Website- und Team-Ebene.
Was schiefgeht
Gäste werden für ein Projekt eingeladen und nie entfernt. Einladungen bleiben monatelang unbeantwortet. Dateien werden mit privaten E-Mail-Adressen geteilt. Manche Gruppen haben sogar externe Eigentümer. Nichts davon ist auf einer einzigen Admin-Seite sichtbar, deshalb wächst externer Zugriff meist, bis ein Audit oder ein Vorfall eine Überprüfung erzwingt.
Wo Rencore ansetzt
Rencore listet externe Benutzer und ihre E-Mail-Domänen auf und markiert seit Monaten offene Einladungen, inaktive externe Benutzer, Teams und Gruppen mit externen Benutzern, Gruppen mit externen Eigentümern, freigegebene Kanäle mit externem Zugriff und Dateien, die für externe Benutzer freigegeben sind. Eine Automatisierung deaktiviert inaktive externe Konten, und OneDrive-Eigentümer erhalten Erinnerungen an ihre extern geteilten Dateien.
Mehr dazu: Externer Zugriff in Microsoft 365
