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Glossar
User Offboarding
User Offboarding ist der Prozess, einer ausscheidenden Person den Zugriff zu entziehen und die Eigentümerschaft der Cloud-Ressourcen zu übertragen, die ihr gehörten, etwa Teams, Websites, Dateien, Apps und Lizenzen, damit nichts verloren geht oder ohne Eigentümer bleibt.
Auch bekannt als: Mitarbeiter-Offboarding, Offboarding-Workflow, Deprovisionierung
Mehr als das Deaktivieren des Kontos
Das Deaktivieren des Kontos in Entra ID stoppt die Anmeldung, aber alles, was der Person gehörte, bleibt, wo es ist. Teams und Websites verlieren womöglich ihren einzigen Eigentümer. OneDrive-Dateien, auf die Kollegen angewiesen sind, werden nach der Aufbewahrungsfrist gelöscht. Power Apps, Flows und Agenten werden nicht mehr gepflegt. Lizenzen kosten weiter Geld, bis jemand sie entfernt.
Was ein vollständiges Offboarding umfasst
Ein vollständiger Prozess überträgt die Eigentümerschaft von Arbeitsbereichen, Apps und Agenten, verschiebt Dateien, die noch gebraucht werden, entfernt Gruppenmitgliedschaften und die Gasteinladungen der Person und gibt Lizenzen frei. Er ist der Leaver-Schritt im Joiner-Mover-Leaver-Prozess und funktioniert am besten, wenn das HR-Ereignis ihn automatisch auslöst.
Wo Rencore ansetzt
Rencore-Richtlinien markieren Teams mit einem deaktivierten Eigentümer oder nur deaktivierten Eigentümern, Websitesammlungen mit deaktivierten Eigentümern, Gruppen mit deaktivierten Benutzerkonten, OneDrives deaktivierter Benutzer und deaktivierte Konten, die noch Lizenzen halten. Aktionen fügen neue Eigentümer hinzu, entfernen Benutzer aus Teams, Gruppen und Websites und entfernen Lizenzabonnements.
Mehr dazu: Microsoft-365-Offboarding von Benutzern
