Power Automate legt die Automatisierung in die Hände jedes Mitarbeiters. Das ist wirklich nützlich. Aber dieselbe Funktion, die die Einführung so einfach macht, ist auch diejenige, die IT-Administratoren nachts wach hält: Benutzer können Power Automate Cloud-Flows erstellen und ausführen, die interne und externe Dienste miteinander verbinden, ohne dass die IT-Abteilung davon erfährt.
Administratoren können sehen, dass ein Fluss einen HTTP-Aufruf auslöst, aber nicht, wohin dieser führt. Sie können sehen, dass ein Fluss eine Verbindung zu einer Datenbank herstellt, aber nicht zu welcher. Sie haben keine Möglichkeit festzustellen, ob Anmeldeinformationen im Klartext in einem freigegebenen Datenfluss gespeichert sind.
Dieser Artikel befasst sich mit den spezifischen Risiken, die eine unkontrollierte Übernahme von Power Automate mit sich bringt, mit den integrierten Admin-Tools, die Sie tatsächlich kontrollieren können, und mit sechs Best Practices für die Governance von Power Automate, die Ihr Team noch heute anwenden kann.
Wichtige Erkenntnisse:
- Unkontrollierte HTTP-Aufrufe, unbekannte Datenziele und verwaiste Datenflüsse sind die größten Sicherheitsrisiken in Power Automate.
- DLP-Richtlinien sind die primäre systemeigene Kontrolle, aber sie lassen erhebliche Transparenzlücken bestehen.
- Unkontrollierte Datenflüsse, die in SharePoint geschrieben werden, stellen ein direktes Risiko für die Genauigkeit der Copilot-Antworten dar.
- Vollständige Transparenz der Datenströme, Kontrolle der Eigentümer und Kostenüberwachung sind die Säulen einer effektiven Power-Automate-Governance.
- Rencore Governance schließt die Sichtbarkeitslücken, die die nativen Microsoft-Tools offenlassen.
Warum ist Power Automate Governance für Microsoft 365 wichtig?
Power Automate ist eines der am häufigsten genutzten Tools in Microsoft 365. Es verbindet SharePoint, Teams, Outlook und Hunderte von Drittanbieterdiensten. In den Händen einer fähigen Person ist es ein echter Produktivitätsmultiplikator. Routinemäßige E-Mail-Weiterleitung, automatische Genehmigungen, Datenabgleich zwischen Systemen: Power Automate erledigt all das, ohne dass ein Entwickler, eine Budgetgenehmigung oder ein IT-Ticket erforderlich ist.
Diese Zugänglichkeit ist der Sinn der Sache. Aber sie schafft ein Governance-Problem, das die meisten Unternehmen unterschätzen. Bevor sie Power Automate für ihre Benutzer aktivieren, muss jedes sicherheitsbewusste IT-Team eine Antwort auf eine Frage finden:
Wie können wir sicherstellen, dass Power Automate unsere Daten nicht Risiken aussetzt, die wir nicht kontrollieren können?
Die ehrliche Antwort lautet: Ohne einen Governance-Rahmen ist das nicht möglich. Die Plattform ist standardmäßig freizügig, und mit zunehmender Akzeptanz nehmen die Governance-Schulden schnell zu. Die Konnektorbibliothek macht Power Automate so leistungsstark. Ohne Governance ist sie zugleich die größte Risikofläche.
Was Administratoren nicht sehen oder kontrollieren können: Die größten Sicherheitsrisiken von Power Automate
Die größten Risiken in Power Automate sind diejenigen, die Administratoren nicht sehen können: nicht verwaltete HTTP-Aufrufe, unbekannte Datenziele, Klartext-Anmeldeinformationen und Abläufe, die noch lange nach dem Verlassen des Unternehmens weiterlaufen.
Lassen Sie uns genau beschreiben, wie eine unkontrollierte Übernahme von Power Automate in der Praxis aussieht.
Unkontrollierte HTTP-Aufrufe
Flows, die HTTP-Aufrufe tätigen, sind für Administratoren völlig undurchsichtig. Ein Benutzer könnte Daten an eine interne API, einen externen Webhook oder einen persönlichen Server senden. Die Verwaltungskonsole zeigt an, dass eine externe Anfrage gestellt wurde. Sie zeigt nicht das Ziel, die Nutzlast oder welche Daten von der Organisation hinterlassen wurden.
Unbekannte Datenziele
Die Verbindung von Microsoft 365-Daten mit externem Speicher ist in Power Automate einfach. Ein Ablauf, der automatisch jeden E-Mail-Anhang in einer persönlichen Dropbox oder einem Trello-Board speichert, lässt sich in etwa fünf Minuten erstellen. Die Benutzer wollen ihre Arbeit einfach schneller erledigen. Aber die Daten verlassen die Organisation ohne Aufzeichnung und Kontrolle.
Im Klartext gespeicherte Anmeldeinformationen
Technisch versierte Benutzer erstellen manchmal Abläufe, die über OAuth oder API-Schlüssel eine Verbindung zu Unternehmensanwendungen herstellen. Ein gängiges Muster ist die Speicherung von Anmeldeinformationen als Klartext in Ablaufvariablen. Wenn dieser Ablauf mit Kollegen geteilt, exportiert oder als Vorlage übermittelt wird, sind diese Anmeldeinformationen für jeden sichtbar, der sie öffnen kann.
Abläufe im Besitz ehemaliger Mitarbeiter
Wenn eine Person das Unternehmen verlässt, werden ihre Abläufe nicht automatisch eingestellt. Ein geschäftskritischer Workflow, der jede Nacht ausgeführt wird, könnte weiterhin unter den Anmeldeinformationen eines Kontos laufen, das vor sechs Monaten deaktiviert wurde. Wenn dieses Konto schließlich gelöscht wird, wird der Ablauf unterbrochen. Aber wenn niemand weiß, dass es existiert, merkt es auch niemand, bis etwas schiefgeht.
Schattenautomatisierung unter Umgehung der IT
Die gefährlichsten Abläufe sind die, von denen die IT-Abteilung nichts weiß. Benutzer, die Automatisierungen außerhalb jeglicher Sichtbarkeit oder Genehmigungsprozesse erstellen, sind die Definition von Schatten-IT. Diese Abläufe erfolgen unter den Berechtigungen des Eigentümers. Wenn der Eigentümer umfassenden Zugriff auf sensible SharePoint-Sites oder HR-Daten hat, erbt der Fluss diesen Zugriff. Und er läuft automatisch, in großem Umfang und ohne Aufsicht.
Langsam laufende und fehleranfällige Abläufe
Abgesehen von der Sicherheit verursachen nicht verwaltete Abläufe auch betriebliche Probleme. Abläufe, die die täglichen Aktionsgrenzen überschreiten, verlangsamen sich oder stoppen. Abläufe mit unbehandelten Laufzeitfehlern brechen unbemerkt ab, oft mitten in einem kritischen Geschäftsprozess. Ohne Überwachung bleiben diese Fehler unentdeckt, bis jemand bemerkt, dass ein wichtiger Prozess nicht abgeschlossen wurde.
Lücken in der Ausbildung der Mitarbeiter
Power Automate ist für den Anfang einfach, aber im großen Maßstab schwer zu nutzen. Benutzer, die Abläufe erstellen, ohne die Richtlinien zum Schutz vor Datenverlusten, den Anwendungsbereich von Konnektoren oder die Fehlerbehandlung zu verstehen, erstellen anfällige Automatisierungen, die Support-Tickets und Governance-Ausnahmen erzeugen.
Was bedeutet es, Power Automate zu steuern?
Power-Automate-Governance bedeutet, über Transparenz, Richtlinien und Prozesse zu verfügen, die gewährleisten, dass die Automatisierung innerhalb Ihres Tenants sicher und konform ist und den Datenverarbeitungsstandards Ihres Unternehmens entspricht.
Es geht nicht darum, Benutzer einzuschränken. Eine vollständige Blockierung von Power Automate verlagert das Problem lediglich außerhalb Ihres Tenants in Tools, auf die Sie noch weniger Einblick haben. Bei einer effektiven Governance geht es darum, einen Rahmen zu schaffen, in dem die Benutzer das erstellen können, was sie benötigen, und die IT-Abteilung sehen, kontrollieren und prüfen kann, was ausgeführt wird.
Was Administratoren mit dem Power Platform Admin Center kontrollieren können:
- Anzeige aller Abläufe: Administratoren können jeden Ablauf in jeder Umgebung sehen: wer ihn erstellt hat, wann er zuletzt geändert wurde und welche Konnektoren er verwendet. Sie können Abläufe erstellen, bearbeiten und löschen.
- Verwalten von Berechtigungen: Administratoren können Benutzer als Eigentümer hinzufügen, Bearbeitungsberechtigungen zuweisen und Datenflüsse für andere Benutzer oder Dienstkonten freigeben.
- Konfiguration von DLP-Richtlinien: Mit Hilfe von Data Loss Prevention-Richtlinien können Administratoren Konnektoren in Gruppen einteilen: solche, die auf Geschäftsdaten zugreifen können, und solche, die dies nicht dürfen. Eine DLP-Richtlinie verhindert, dass Benutzer Abläufe erstellen, die Konnektoren aus verschiedenen Gruppen kombinieren. Dies ist der wichtigste Mechanismus, um zu verhindern, dass Daten an nicht autorisierte Ziele weitergeleitet werden.
Das sind echte Kontrollen. Aber sie haben ihre Grenzen.
DLP-Richtlinien blockieren Anschlusskombinationen. Sie sagen Ihnen nicht, welche Daten sich innerhalb eines Flusses bewegen, ob Anmeldeinformationen sicher gespeichert sind oder ob ein Fluss, der einem inaktiven Konto gehört, noch geschäftskritische Automatisierungen ausführt.
Um diese Transparenz zu erreichen, benötigen Sie ein umfassendes Governance-Tool wie Rencore, das Lücken in der Verantwortlichkeit aufdeckt, die riskante Nutzung von Konnektoren identifiziert und die Flow-Aktivität im gesamten Tenant überwacht, bevor Probleme zu Vorfällen werden.
Welche sind die 6 effektivsten Best Practices für die Governance von Power Automate?
Die effektivsten Best Practices für Power Automate-Sicherheit und -Governance konzentrieren sich auf die Sichtbarkeit, den Besitz, die Kostenkontrolle und die Datensicherheit in Ihrem gesamten Tenant. Im Folgenden finden Sie eine Checkliste, die IT- und Compliance-Teams in Unternehmen noch heute durchführen können.
1. Verschaffen Sie sich vollen Einblick in alle Abläufe in Ihrer Umgebung
Sie können nicht regeln, was Sie nicht sehen. Beginnen Sie mit einer vollständigen Bestandsaufnahme aller Power Automate Cloud- und Desktop-Flows in allen Umgebungen Ihres Tenants. Dies ist Ihre Governance-Grundlage. Alles andere beginnt hier.
Für jeden Fluss wollen Sie wissen:
- Wer der Eigentümer ist
- Wann er zuletzt ausgeführt wurde
- welche Konnektoren er verwendet
- ob er aktiv ist
Rencore Governance bietet Ihnen diese mieterweite Bestandsaufnahme ohne manuelle Datenerfassung oder Tabellenkalkulation.
Warum das wichtig ist: Schattenflüsse, die niemand verfolgt, sind die Quelle der meisten Datensicherheitsvorfälle und Compliance-Überraschungen in Power-Automate-Umgebungen.
2. Redundante Datenflüsse erkennen und entfernen
Mit zunehmender Nutzung von Power Automate nimmt auch die Anzahl der Datenflüsse zu. Benutzer erstellen Abläufe, um ein Problem zu lösen, hören dann auf, sie zu verwenden, und ziehen weiter. Die Abläufe laufen weiter oder schlummern, ohne dass es jemand bemerkt.
Suchen Sie nach:
- Abläufe, die in letzter Zeit nicht mehr gelaufen sind
- Abläufe, die irgendwo im Entwicklungsprozess steckengeblieben sind und nie aktiviert wurden
- Abläufe, die Logik duplizieren, die bereits an anderer Stelle behandelt wird
Rencore Governance markiert inaktive und redundante Abläufe automatisch, sodass Ihr Team aufräumen kann, ohne Hunderte von Einträgen manuell überprüfen zu müssen.
Warum das wichtig ist: Redundante Abläufe bringen Unruhe in Ihre Umgebung, erschweren Audits und verursachen echte Kosten, wenn sie Premium-Konnektoren verwenden oder Nachrichtenguthaben verbrauchen.
3. Entdecken Sie Abläufe mit Premium-Konnektoren
Premium-Konnektoren verursachen Lizenzierungskosten. Jeder Benutzer, dessen Datenfluss einen Premium-Konnektor verwendet, benötigt entweder eine Power Automate Premium-Lizenz pro Benutzer oder einen Plan pro Datenfluss. Ohne Einblick in die Abläufe, die diese Konnektoren verwenden, können Sie die Lizenzkosten nicht genau nachverfolgen oder Benutzer erkennen, die Abläufe außerhalb ihres lizenzierten Bereichs ausführen.
Rencore Governance macht die Nutzung von Premium-Konnektoren in Ihrem Unternehmen sichtbar, sodass Sie die Kosten mit dem tatsächlichen Geschäftswert abgleichen und unnötige Ausgaben vermeiden können.
Warum das wichtig ist: Die unüberwachte Nutzung von Premium-Connectoren ist eine der Hauptursachen für unerwartete Überschreitungen der Lizenzkosten in Microsoft 365-Umgebungen.
4. Entdecken Sie Abläufe ohne Eigentümer oder mit nur einem Eigentümer
Abläufe ohne Verantwortlichen sind eine Lücke in der Verantwortlichkeit und ein potenzieller Compliance-Verstoß. Flows, deren Eigentümerkonto deaktiviert oder gelöscht wurde, laufen möglicherweise weiterhin, ohne überprüft zu werden. Dasselbe Risiko besteht bei stark genutzten Abläufen mit nur einem aktiven Eigentümer: Wenn diese Person ausscheidet, wird der Ablauf stillschweigend unterbrochen, bis ein wichtiger Prozess nicht mehr funktioniert.
Die Lösung ist ganz einfach: Verlangen Sie für jeden geschäftskritischen Fluss mindestens zwei Besitzer:
- Der Haupteigentümer
- Ein Service-Konto oder ein gemeinsam genutztes Konto, das gültig bleibt, wenn der Haupteigentümer ausscheidet
Rencore Governance identifiziert sowohl Lücken in der Eigentümerschaft als auch Risiken für einzelne Eigentümer in Ihrem Tenant und zeigt sie in einem einzigen Bericht an, auf den Ihr Team direkt reagieren kann, sodass das Offboarding von Benutzern zu einem Routineprozess und nicht zu einem Governance-Notfall wird.
Warum das wichtig ist: Verwaiste Datenflüsse und Datenflüsse mit nur einem Eigentümer sind häufige Ursachen für Fehler in der Zugriffskontrolle, Lücken in der GDPR-Compliance und fehlerhafte Automatisierungen, die erst bei Audits auffallen.
5. Entdecken Sie stark genutzte Abläufe oder Abläufe mit Fehlern in Ihrem Unternehmen
Stark genutzte Abläufe laufen unter den Berechtigungen des Eigentümers. Wenn der Eigentümer umfassenden Zugriff auf sensible SharePoint-Websites oder persönliche Daten hat, erbt der Fluss automatisch diesen Zugriff und nutzt ihn in großem Umfang aus. Flows mit hohem Nutzungsverhalten verdienen die gleiche Aufmerksamkeit bei Zugriffsüberprüfungen und Fehlerberichten wie jedes andere Dienstkonto mit erhöhten Berechtigungen.
Rencore Governance identifiziert hochvolumige oder fehlerhafte Flows, sodass Ihr Sicherheitsteam diese während des regelmäßigen Zugriffsüberprüfungszyklus bewerten kann.
Warum das wichtig ist: Flows, die in großem Umfang mit weitreichenden Berechtigungen laufen, sind ein GDPR-Risiko, das die meisten Unternehmen nicht auf dem Radar haben. Stark genutzte Abläufe mit Fehlern werden schnell zu einem Geschäftsrisiko.
6. Entdecken Sie Datenflüsse, die Daten außerhalb des Unternehmens senden oder weitergeben
Daten, die das Unternehmen über automatisierte Abläufe verlassen, sind selten bösartig. Die Benutzer lösen Produktivitätsprobleme: Sie speichern Dateien in ihrem persönlichen Cloud-Speicher, leiten Elemente an ihre persönliche E-Mail-Adresse weiter und senden Daten an einen externen Webhook. DLP-Richtlinien blockieren einige dieser Muster auf Konnektorebene, können jedoch nicht alles abfangen, insbesondere HTTP-Aktionen und benutzerdefinierte Konnektoren.
Rencore Governance hilft Ihnen, Datenflüsse zu identifizieren, die mit externen Diensten verbunden sind, sodass Sie diese anhand Ihrer Datenverarbeitungsrichtlinien überprüfen können, bevor sie zu einem Compliance-Problem werden.
Warum das wichtig ist: Automatisierte Datenflüsse können Daten in großem Umfang ohne sichtbare Benutzeraktionen bewegen, was sie zu einem erheblichen Risiko für die GDPR und den Schutz des geistigen Eigentums macht, wenn sie nicht überwacht werden.
Wie wirkt sich Power Automate auf die Copilot-Bereitschaft Ihres Unternehmens aus?
Microsoft 365 Copilot arbeitet mit den Daten Ihres Tenants zusammen. Er liest SharePoint-Dateien, E-Mails, Teams-Nachrichten sowie Inhalte, die von Power Automate-Flows geschrieben wurden. Das macht ihn so leistungsfähig. Das ist es auch, was eine unkontrollierte Automatisierung zu einem direkten Risiko für die Copilot-Bereitschaft macht.
Wenn ein Ablauf veraltete, duplizierte oder nicht klassifizierte Daten in SharePoint schreibt, wird Copilot diese Daten verwenden. Wenn Abläufe Inhalte aus externen Quellen ohne Datenschutz-Kennzeichung in M365 ziehen, werden diese Inhalte Teil der Wissensbasis von Copilot ohne Qualitätskontrolle.
Prüfen Sie Ihre Power-Automate-Umgebung, bevor Sie den Copilot-Zugriff auf breiter Basis erweitern. Flows, die veraltete oder nicht klassifizierte Inhalte enthalten, müssen zunächst korrigiert werden. Power Platform Governance und Copilot-Bereitschaft sind nicht zwei separate Arbeitsbereiche. Sie sind ein und dasselbe Problem.
Power Automate Best Practices machen Ihre M365-Umgebung sicher und Copilot-fähig
Power Automate wird in Ihrem Unternehmen weiter wachsen. Das ist eine gute Sache. Aber Governance darf kein nachträglicher Gedanke sein. Je länger Sie warten, desto mehr ungeregelte Datenströme sammeln sich an, desto größer werden die Verantwortlichkeitslücken und desto schwieriger wird es, bei einem Audit die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen.
Die Unternehmen, die dies richtig machen, behandeln die Governance von Power Automate als einen kontinuierlichen Prozess und nicht als eine einmalige Bereinigung. Vollständige Transparenz, regelmäßige Überprüfung der Verantwortlichkeiten und der DLP-Richtlinien, die in ein umfassenderes Copilot-Bereitschaftsprogramm integriert sind, unterscheiden proaktive von reaktiven Teams.
Rencore Governance bietet Ihnen mieterweite Transparenz, die Erkennung von Eigentumslücken sowie die Durchsetzung von Richtlinien, um der Governance-Schuld einen Schritt voraus zu sein.
Entdecken Sie die Governance-Funktionen der Power Platform von Rencore.