Microsoft Copilot
Tome el control de OneDrive
Rencore inventaría cada OneDrive con su propietario, su cuota, sus archivos, sus carpetas y su uso compartido. Las políticas detectan los archivos compartidos con usuarios externos, los OneDrive de cuentas deshabilitadas y las unidades cerca de su límite, y una automatización puede quitar el uso compartido.
OneDrive guarda datos de la empresa que nadie inventaría
Son las mismas preguntas que ya se hace sobre un equipo de Teams o un sitio de SharePoint: de quién es, quién puede acceder, cuánto cuesta y quién lo limpia cuando el propietario se va.
Con quién se comparte
Archivos y carpetas de un OneDrive se comparten con personas ajenas a la empresa. El propietario conoce sus propios vínculos, y nadie los ve todos.
De quién es cuando alguien se va
Un OneDrive vinculado a una cuenta deshabilitada es un repositorio de datos huérfano. Consume almacenamiento y puede contener archivos sensibles que nadie supervisa.
Cuánto cuesta
Las unidades cerca de su límite de almacenamiento y las de más de 100 GB encarecen el almacenamiento, y sus propietarios suelen enterarse los últimos.
En qué puede apoyarse la IA
Los archivos que nadie toca desde hace cinco años ocupan almacenamiento y pueden reducir la precisión de las respuestas de IA que se apoyan en ellos.
Lo que Rencore ve y hace en OneDrive
Cada OneDrive, su propietario y su uso compartido en un solo inventario
Rencore analiza los OneDrive y vincula cada uno a su propietario en Entra ID. Los archivos, las carpetas y los recursos compartidos de archivos quedan en el mismo inventario, junto a los sitios de SharePoint y los Teams de las mismas personas.
- Cuentas de OneDrive con propietario, cuota, espacio usado y restante, tamaño de la papelera, número de archivos y carpetas y ubicación geográfica
- Cuatro tipos de objeto: OneDrive, archivos, carpetas y recursos compartidos de archivos, cada uno con su información de uso compartido
- Análisis diario por defecto, con semanal, quincenal, mensual o nunca como opciones
- Los hallazgos están tan actualizados como el último análisis
Uso compartido externo detectado por política y retirado por automatización
Dos políticas cubren la cuestión del uso compartido desde ambos extremos. Una lista los OneDrive que contienen al menos un archivo compartido externamente, la otra los archivos mismos.
- OneDrive contiene al menos un archivo compartido externamente y Archivo de OneDrive compartido con usuarios externos, ambas con gravedad Medium, categoría External Access
- La acción Quitar el uso compartido del documento, disponible en recursos compartidos de archivos, archivos y carpetas, con criticidad High
- Una automatización que recuerda cada mes a los propietarios de OneDrive los archivos compartidos con usuarios externos
- Una automatización que envía un correo por propietario de OneDrive, dirigiéndose a él por su nombre
Unidades de quienes se van, unidades llenas y archivos antiguos antes de que cuesten
Una política por pregunta, cada una con una gravedad y una categoría. Así ordena los OneDrive por riesgo y por coste.
- OneDrive pertenece a una cuenta de usuario deshabilitada y OneDrive contiene archivos de cuentas de usuario deshabilitadas, ambas con gravedad Medium, categoría User Offboarding
- OneDrive cerca del límite de almacenamiento (más del 90 % usado, High) y Sitios OneDrive grandes (más de 100 GB, Medium), ambas en la categoría Costs
- Archivo de OneDrive con más de 5 años, gravedad Medium, categoría Response Accuracy
- Una automatización que avisa por correo a los propietarios de OneDrive cuando su OneDrive supera el 90 % de su límite de almacenamiento
Hasta dónde llega la cobertura de OneDrive
Lo que Rencore hace hoy con OneDrive y lo que se queda en Microsoft.
Una sola acción de corrección
La acción que Rencore tiene para OneDrive es Quitar el uso compartido del documento. Reasignar o archivar el OneDrive de quien se va es una decisión que la política deja a la vista y que su equipo ejecuta.
Detectar y corregir, no bloquear
Rencore no bloquea descargas ni recursos compartidos en el nivel de la plataforma. Detecta lo que está compartido y quita el uso compartido después.
Basado en análisis, no en tiempo real
Los hallazgos proceden de análisis, no de una fuente en directo. Una política que se ejecuta tras un análisis está tan actualizada como ese análisis.
Ni retención ni eDiscovery
La retención, la gestión de registros y el eDiscovery se quedan en Microsoft Purview. Rencore no los ofrece.
Digital Workplace
Microsoft 365
Un solo inventario de usuarios, grupos, aplicaciones y cada objeto gobernado en Microsoft 365, con políticas de propiedad, ciclo de vida, coste y cumplimiento.
Ver el conector de Microsoft 365Teams
Automatice el ciclo de vida de Teams, controle el acceso de invitados y aplique políticas de gobernanza desde un inventario central.
Ver el conector de TeamsSharePoint
Descubra y supervise sitios, usuarios y archivos de SharePoint, con políticas y automatización para el acceso, el ciclo de vida y el almacenamiento.
Ver el conector de SharePointExchange
Inventaríe los buzones de usuario y compartidos de Exchange, vinculados a Entra ID, y detecte con políticas los buzones inactivos, llenos o expuestos.
Ver el conector de Exchange
Planner
Inventaríe los planes y tareas de Planner con sus propietarios, miembros y grupos, vinculados a Entra ID, y aprovisione tableros desde plantillas.
Ver el conector de PlannerViva Engage
Inventario de comunidades de Viva Engage con propietarios, miembros y actividad, vinculadas a su grupo de Microsoft 365 y su sitio de SharePoint.
Ver el conector de Viva Engage
Entra ID
Descubra registros de aplicaciones, detecte secretos y certificados que caducan y vea qué aplicaciones sin propietario tienen permisos de SharePoint o Graph.
Ver el conector de Entra IDPreguntas sobre OneDrive, con respuesta
¿Qué inventaría Rencore en OneDrive?
Las cuentas de OneDrive con su propietario, su cuota, su espacio usado, el tamaño de la papelera, el número de archivos y carpetas y la ubicación geográfica, además de los archivos, las carpetas y los recursos compartidos de archivos que contienen. Cada OneDrive queda vinculado a su propietario en Entra ID.
¿Puede Rencore quitar un uso compartido externo?
Sí. La acción Quitar el uso compartido del documento actúa sobre recursos compartidos de archivos, archivos y carpetas, y su criticidad es High. Se ejecuta dentro de una automatización, que puede arrancar ante una infracción de política, según un calendario o a mano, y puede pedir una aprobación antes.
¿Qué ocurre con un OneDrive cuando su propietario se va?
Dos políticas lo detectan: OneDrive pertenece a una cuenta de usuario deshabilitada, y OneDrive contiene archivos de cuentas de usuario deshabilitadas. Listan la unidad con su propietario, la URL de la biblioteca y la cuota. Qué hacer con la unidad, reasignarla a un responsable o archivarla según sus reglas de retención, lo decide su equipo, porque Rencore no tiene una acción de reasignación ni de archivado para OneDrive.
¿No cubren ya esto los centros de administración de OneDrive y SharePoint?
Cubren la configuración de uso compartido y los límites de almacenamiento por tenant, usuario o sitio, y Microsoft Purview cubre la retención y el eDiscovery. Rencore los complementa y no los sustituye. Lo que Rencore añade es una política para cada pregunta, con una gravedad y una tendencia, el vínculo de cada OneDrive con su propietario en Entra ID y automatizaciones que avisan a los propietarios y quitan recursos compartidos, en un único plano de control con Teams, SharePoint y Exchange.
¿Cómo se licencia la cobertura de OneDrive?
OneDrive forma parte del módulo Digital Workplace, junto con Teams, SharePoint, Exchange, Viva Engage, Planner y Entra ID. La página de precios incluye la comparación completa de planes.