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Los términos que aparecen al gobernar Microsoft 365, Power Platform, Copilot y los agentes de IA, cada uno definido en una frase y luego puesto en contexto: qué significa en la práctica, por qué importa para el riesgo, los costes o el cumplimiento, y dónde encaja Rencore.

Ir a la letra

A

Agent 365: Agent 365 es el plano de control de Microsoft para agentes de IA, que ofrece a las organizaciones un registro de sus agentes con sus identidades, accesos y actividad, en las mismas herramientas de administración que usan para las personas.
Agente de Copilot: Un agente de Copilot es un asistente personalizado para una tarea concreta, creado con Microsoft Copilot Studio o con el generador de agentes de Microsoft 365 Copilot, que combina instrucciones, fuentes de conocimiento y acciones para automatizar un trabajo.
Agente de IA: Un agente de IA es un sistema de software que usa un modelo de lenguaje para perseguir un objetivo con cierta autonomía, combinando instrucciones, acceso a datos o herramientas y la capacidad de actuar en nombre de un usuario.
Agentes de SharePoint: Un agente de SharePoint es un agente de Copilot creado sobre sitios, bibliotecas o archivos de SharePoint seleccionados que responde preguntas basándose en ese contenido y permite a los usuarios chatear con sus documentos.
Aplicaciones y agentes huérfanos: Las aplicaciones y agentes huérfanos son aplicaciones, automatizaciones y agentes de IA, como Power Apps, flujos de Power Automate, registros de aplicaciones de Entra ID y agentes de Copilot Studio, cuyo propietario se ha ido o ya no es responsable de ellos.
Aprovisionamiento de Teams y SharePoint: El aprovisionamiento de Teams y SharePoint es la creación controlada de equipos y sitios de SharePoint mediante una solicitud, una plantilla y, cuando hace falta, una aprobación, para que cada nuevo espacio de trabajo empiece con la configuración, los propietarios y la estructura correctos.
Archivado de espacios de trabajo: El archivado de espacios de trabajo es el proceso de retirar un equipo o un sitio de SharePoint del uso activo conservando su contenido, ya sea poniéndolo en solo lectura o moviéndolo a un almacenamiento de archivo de menor coste.

C

Citizen developer (desarrollador ciudadano): Un citizen developer, o desarrollador ciudadano, es un usuario de negocio sin formación en ingeniería de software que crea aplicaciones, automatizaciones, informes o agentes con herramientas low-code y no-code como Power Platform y Copilot Studio.
Contenido ROT: El contenido ROT son datos redundantes, obsoletos o triviales, es decir, duplicados, versiones desfasadas y archivos sin valor de negocio que siguen almacenados mucho después de que nadie los necesite.
Copilot Control System: Copilot Control System es el nombre que Microsoft da al conjunto de controles de administración, informes y funciones de protección de datos que TI usa para gestionar Microsoft 365 Copilot y los agentes creados para él.
Copilot Studio: Copilot Studio es la plataforma low-code de Microsoft para crear agentes de IA personalizados que usan contenido de Microsoft 365, conectores de Power Platform y fuentes de datos externas.
Cuentas de usuario inactivas y deshabilitadas: Las cuentas de usuario inactivas son cuentas que no han iniciado sesión durante un periodo definido, como 90 o 180 días, y las cuentas deshabilitadas son cuentas que ya no pueden iniciar sesión, normalmente tras la salida de un empleado.

D

Deriva de permisos: La deriva de permisos es la acumulación gradual de derechos de acceso no deseados o excesivos a medida que usuarios, roles y recursos cambian con el tiempo sin las revisiones de acceso o la limpieza correspondientes.
Directiva de nomenclatura: Una directiva de nomenclatura es un conjunto de reglas que normaliza los nombres de equipos, grupos de Microsoft 365 y sitios, normalmente mediante prefijos, sufijos y palabras bloqueadas, para que los espacios de trabajo sean coherentes, fáciles de encontrar y tengan nombres adecuados.
Directivas de retención y eliminación: Las directivas de retención y eliminación son reglas que deciden cuánto tiempo deben conservarse contenidos como archivos, correos y chats y cuándo pueden o deben eliminarse, para cumplir requisitos legales, normativos y de negocio.

E

Espacio de trabajo huérfano: Un espacio de trabajo huérfano es un equipo de Teams, un sitio de SharePoint o un grupo de Microsoft 365 sin propietario activo, normalmente porque sus propietarios se fueron o sus cuentas se deshabilitaron.
Etiqueta de confidencialidad: Una etiqueta de confidencialidad es una clasificación de Microsoft Purview que indica lo sensible que es un archivo, un correo, un sitio, un equipo de Teams o un grupo de Microsoft 365 y aplica protección como cifrado, restricciones de acceso y marcas visuales.
Evaluación de preparación para Copilot: Una evaluación de preparación para Copilot comprueba si el tenant de Microsoft 365 de una organización está listo para Copilot y saca a la luz, antes del despliegue, el oversharing, las brechas en el control de acceso, el contenido sensible sin etiquetar y los datos obsoletos.

G

Gestión del almacenamiento de SharePoint: La gestión del almacenamiento de SharePoint es la práctica de supervisar, limitar y reducir el almacenamiento que usan los sitios de SharePoint y las cuentas de OneDrive, para que el tenant se mantenga dentro de su cuota y no pague por contenido que nadie necesita.
Gestión del ciclo de vida de los espacios de trabajo: La gestión del ciclo de vida de los espacios de trabajo es la gobernanza de los espacios de colaboración, como los equipos de Teams, los sitios de SharePoint y los grupos de Microsoft 365, durante toda su vida, desde la solicitud y el aprovisionamiento hasta la renovación, el archivado y la eliminación.
Gobernanza de agentes de IA: La gobernanza de agentes de IA es el conjunto de directivas, controles y supervisión que una organización usa para gestionar el ciclo de vida, los permisos, el acceso a datos y la responsabilidad de los agentes de IA que funcionan en su entorno.
Gobernanza de Copilot: La gobernanza de Copilot es el conjunto de directivas, controles de permisos, supervisión y medidas de cumplimiento que una organización aplica a Microsoft 365 Copilot para evitar el oversharing, controlar los costes y proteger el uso de los datos de la empresa.
Gobernanza de la IA: La gobernanza de la IA es el conjunto de políticas, controles y prácticas de supervisión que una organización aplica para que sus herramientas de IA, sus agentes y los modelos que los impulsan sean seguros, responsables y cumplan la normativa.
Gobernanza de Microsoft 365: La gobernanza de Microsoft 365 es el marco de directivas, controles automatizados y procesos de supervisión que una organización aplica a su tenant de Microsoft 365 para mantenerlo seguro, conforme, eficiente en costes y útil.
Gobernanza de Microsoft Teams: La gobernanza de Microsoft Teams es el conjunto de directivas, procesos y controles que una organización usa para gestionar cómo se crean, nombran, poseen, comparten con invitados y retiran los equipos.
Gobernanza de Power BI: La gobernanza de Power BI es el conjunto de directivas y controles que una organización aplica a las áreas de trabajo, informes, paneles y conjuntos de datos de Power BI para que tengan propietarios, se compartan de forma adecuada, estén clasificados y se eliminen cuando ya no se usan.
Gobernanza de Power Platform: La gobernanza de Power Platform es el conjunto de directivas y controles que una organización aplica para que las aplicaciones, flujos, informes y agentes creados con Power Apps, Power Automate, Power BI y Copilot Studio sean visibles, tengan propietario, sean seguros y estén dentro del presupuesto.
Gobernanza de SharePoint: La gobernanza de SharePoint es el sistema de directivas y procesos que mantiene un entorno de SharePoint Online útil, con propietario y compartido con seguridad, y abarca la gobernanza de la información, la operación, el acceso y el desorden.

H

Herencia de permisos rota: La herencia de permisos rota es la situación de SharePoint en la que una lista, biblioteca, carpeta o archivo deja de tomar los permisos de su elemento primario y pasa a tener permisos únicos propios.

I

Inventario de agentes de IA: Un inventario de agentes de IA es un registro central y actualizado de todos los agentes de IA desplegados en una organización, con su propietario, los datos y herramientas a los que acceden y la finalidad a la que sirven.

J

Joiner-mover-leaver (JML): El joiner-mover-leaver (JML) es el proceso de identidad que concede, modifica y retira el acceso de una persona cuando se incorpora a la organización, cambia de puesto y se marcha.

M

Microsoft 365 Copilot: Microsoft 365 Copilot es el asistente de IA de Microsoft integrado en Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint y las demás aplicaciones de Microsoft 365, que responde y actúa con modelos de lenguaje grandes basados en los datos de la organización a través de Microsoft Graph.
Microsoft Entra Agent ID: Microsoft Entra Agent ID es una capacidad de Microsoft Entra que da a los agentes de IA sus propias identidades en el directorio, para que puedan autenticarse, recibir accesos y gobernarse como los usuarios y las aplicaciones.
Microsoft Entra ID: Microsoft Entra ID, antes Azure Active Directory, es el servicio en la nube de Microsoft para la gestión de identidades y accesos, que autentica a los usuarios y controla a qué pueden acceder ellos y las aplicaciones en Microsoft 365 y en los servicios conectados.
Microsoft Purview: Microsoft Purview es el conjunto de herramientas de Microsoft para la seguridad de los datos, el cumplimiento y el gobierno de datos, que abarca etiquetas de confidencialidad, prevención de pérdida de datos, retención, auditoría, riesgos internos y eDiscovery en Microsoft 365 y más allá.

O

Offboarding de usuarios: El offboarding de usuarios es el proceso de retirar el acceso de un empleado que se marcha y traspasar la propiedad de los recursos en la nube que poseía, como equipos, sitios, archivos, aplicaciones y licencias, para que nada se pierda ni quede sin propietario.
Optimización de licencias: La optimización de licencias es la práctica continua de ajustar las asignaciones de licencias de Microsoft 365 y Copilot al uso real, para que los usuarios activos tengan el nivel adecuado y las asignaciones inactivas, deshabilitadas o duplicadas dejen de consumir licencias de pago.
Oversharing: El oversharing en Microsoft 365, o uso compartido excesivo, es la situación en la que archivos, sitios o espacios de trabajo son accesibles para más personas de las que la organización pretende.

P

Permisos de SharePoint: Los permisos de SharePoint son los derechos de acceso que deciden quién puede ver, editar o administrar un sitio, una biblioteca, una carpeta o un archivo de SharePoint, concedidos mediante grupos de SharePoint, grupos de Microsoft 365, asignaciones directas y vínculos de uso compartido.
Plan de gobernanza de Microsoft 365: Un plan de gobernanza de Microsoft 365 es un conjunto documentado de reglas, roles y procesos que define cómo una organización crea, usa, comparte, protege y retira sus espacios de trabajo y servicios de Microsoft 365.
Plataforma de gobernanza de la IA: Una plataforma de gobernanza de la IA es un software que ayuda a una organización a inventariar sus sistemas y agentes de IA, aplicarles directivas, supervisar su uso y generar evidencias de control a lo largo del ciclo de vida de la gobernanza de la IA.
Prevención de pérdida de datos (DLP): La prevención de pérdida de datos (DLP) es el conjunto de directivas y controles técnicos que detectan e impiden que los datos sensibles se compartan, se muevan o se expongan fuera de donde está permitido.
Proliferación de agentes: La proliferación de agentes es el crecimiento descontrolado de agentes de IA en una organización, creados y compartidos más rápido de lo que nadie los inventaría, les asigna un propietario o los revisa.
Proliferación de herramientas de IA: La proliferación de herramientas de IA es el crecimiento descontrolado de asistentes de IA, agentes y herramientas LLM en una organización, más rápido de lo que nadie puede inventariarlos, asignarles un propietario o revisarlos.
Proliferación de SharePoint: La proliferación de SharePoint es el crecimiento descontrolado de sitios de SharePoint, equipos de Microsoft Teams y su almacenamiento, más rápido de lo que la organización puede gobernarlos.
Proliferación de Teams: La proliferación de Teams es el crecimiento descontrolado de equipos de Microsoft Teams, canales y los grupos de Microsoft 365 que hay detrás en un tenant, que provoca espacios de trabajo duplicados, propietarios ausentes y riesgos de gobernanza, seguridad y cumplimiento.
Propiedad de los espacios de trabajo: La propiedad de los espacios de trabajo es la asignación de propietarios con nombre y responsabilidad a cada equipo, sitio de SharePoint y grupo de Microsoft 365, normalmente con un mínimo de dos propietarios y una confirmación periódica de que siguen siendo los adecuados.

R

Registro de auditoría: Un registro de auditoría es el historial cronológico e inalterable de quién hizo qué, cuándo y sobre qué recurso en un sistema.
Reglamento de IA de la UE (EU AI Act): El Reglamento de IA de la UE (EU AI Act) es la norma de la Unión Europea que clasifica los sistemas de IA por nivel de riesgo y fija obligaciones para cada nivel, desde la transparencia y la documentación hasta la supervisión humana y las evidencias.
Revisión de acceso: Una revisión de acceso es una comprobación periódica en la que las personas responsables de un recurso confirman quién debe conservar el acceso y retiran el que ya no se necesita.

S

Shadow AI (IA en la sombra): La shadow AI, o IA en la sombra, es el uso de herramientas, modelos o agentes de IA que los equipos de TI y seguridad de una organización no han aprobado o desconocen.
SharePoint Advanced Management: SharePoint Advanced Management (SAM) es un complemento de Microsoft para SharePoint Online y OneDrive que añade controles de administración e informes sobre oversharing, sitios inactivos, acceso a sitios y ciclo de vida del contenido.
Sitios y equipos inactivos: Los sitios y equipos inactivos son sitios de SharePoint y equipos de Microsoft Teams sin actividad relevante durante un periodo definido, como 90 o 180 días, que permanecen en el tenant con su contenido, miembros y uso compartido intactos.

T

Tenant de Microsoft 365: Un tenant de Microsoft 365 es la instancia dedicada y aislada de los servicios en la nube de Microsoft que recibe una organización al suscribirse a Microsoft 365, y el límite superior para sus identidades, sus datos y su configuración.
«Todos excepto los usuarios externos» (EEEU): «Todos excepto los usuarios externos» (Everyone except external users, EEEU) es una notificación integrada de Microsoft 365 que representa a todas las cuentas internas del tenant, y concederle acceso a un sitio, una biblioteca o un archivo hace que ese contenido pueda leerlo toda la organización.

U

Uso compartido externo y acceso de invitados: El uso compartido externo y el acceso de invitados son las capacidades de Microsoft 365 que permiten a personas ajenas a una organización, como socios, contratistas y clientes, abrir archivos y colaborar en Teams, sitios de SharePoint y OneDrive.

V

Vínculos de uso compartido: Los vínculos de uso compartido son URL creadas en SharePoint o OneDrive que dan acceso a un archivo o una carpeta, ya sea a cualquiera que tenga el vínculo, a las personas de la organización o a personas concretas.