Microsoft Copilot
OneDrive unter Kontrolle
Rencore erfasst jedes OneDrive mit Eigentümer, Kontingent, Dateien, Ordnern und Freigaben. Richtlinien finden Dateien, die mit externen Benutzern geteilt sind, OneDrives deaktivierter Konten und Laufwerke nahe ihrer Grenze, und eine Automatisierung kann die Freigabe entfernen.
In OneDrive liegen Unternehmensdaten, die niemand inventarisiert
Es sind dieselben Fragen, die Sie bei einem Team oder einer SharePoint-Website längst stellen: Wem gehört es, wer kommt heran, was kostet es, und wer räumt auf, wenn der Eigentümer geht?
Mit wem es geteilt ist
Dateien und Ordner in einem OneDrive sind mit Personen außerhalb des Unternehmens geteilt. Der Eigentümer kennt seine eigenen Links, aber niemand sieht alle.
Wem es gehört, wenn jemand geht
Ein OneDrive, das mit einem deaktivierten Konto verknüpft ist, ist ein verwaistes Datenlager. Es belegt Speicher und kann sensible Dateien enthalten, die niemand beaufsichtigt.
Was es kostet
Laufwerke nahe ihrer Speichergrenze und Laufwerke über 100 GB erhöhen die Speicherkosten, und die Eigentümer erfahren es oft zuletzt.
Worauf KI zugreifen kann
Dateien, die seit fünf Jahren niemand angefasst hat, belegen Speicher und können die Genauigkeit von KI-Antworten senken, die sich auf sie stützen.
Was Rencore in OneDrive sieht und tut
Jedes OneDrive, sein Eigentümer und seine Freigaben in einem Inventar
Rencore scannt OneDrives und verknüpft jedes mit seinem Eigentümer in Entra ID. Dateien, Ordner und Dateifreigaben stehen im selben Inventar, neben den SharePoint-Websites und Teams derselben Personen.
- OneDrive-Konten mit Eigentümer, Kontingent, belegtem und verbleibendem Speicher, Größe des Papierkorbs, Anzahl von Dateien und Ordnern und Geostandort
- Vier Objekttypen: OneDrives, Dateien, Ordner und Dateifreigaben, jede Dateifreigabe mit ihren Freigabeinformationen
- Standardmäßig täglich gescannt, wahlweise wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich oder nie
- Die Ergebnisse sind so aktuell wie der letzte Scan
Externe Freigaben per Richtlinie gefunden, per Automatisierung entfernt
Zwei Richtlinien decken die Frage der Freigabe von beiden Enden ab. Die eine listet die OneDrives auf, die mindestens eine extern geteilte Datei enthalten, die andere die Dateien selbst.
- OneDrive enthält mindestens eine extern geteilte Datei und OneDrive-Datei ist mit externen Benutzern geteilt, beide mit Schweregrad Medium in der Kategorie External Access
- Die Aktion Dokumentfreigabe entfernen, verfügbar für Dateifreigaben, Dateien und Ordner, mit Kritikalität High
- Eine Automatisierung, die OneDrive-Eigentümer monatlich an extern geteilte Dateien erinnert
- Eine Automatisierung, die pro OneDrive-Eigentümer eine E-Mail versendet und ihn mit Namen anspricht
OneDrives Ausgeschiedener, volle Laufwerke und alte Dateien, bevor sie Geld kosten
Eine Richtlinie pro Frage, jede mit Schweregrad und Kategorie. So ordnen Sie OneDrives nach Risiko und Kosten.
- OneDrive gehört zu einem deaktivierten Benutzerkonto und OneDrive enthält Dateien deaktivierter Benutzerkonten, beide mit Schweregrad Medium in der Kategorie User Offboarding
- OneDrives nahe der Speichergrenze (mehr als 90 % belegt, High) und Große OneDrive-Websites (mehr als 100 GB, Medium), beide in der Kategorie Costs
- OneDrive-Datei ist älter als 5 Jahre, Schweregrad Medium in der Kategorie Response Accuracy
- Eine Automatisierung, die OneDrive-Eigentümer per E-Mail informiert, sobald ihr OneDrive 90 % der Speichergrenze überschreitet
Wo die OneDrive-Abdeckung endet
Was Rencore heute mit OneDrive tut und was bei Microsoft bleibt.
Eine Abhilfe-Aktion
Die Aktion, die Rencore für OneDrive hat, ist Dokumentfreigabe entfernen. Das OneDrive eines Ausgeschiedenen neu zuzuweisen oder zu archivieren, ist eine Entscheidung, die die Richtlinie sichtbar macht und Ihr Team ausführt.
Erkennen und beheben, nicht blockieren
Rencore blockiert weder Downloads noch Freigaben auf Plattformebene. Es findet, was geteilt ist, und entfernt die Freigabe im Nachgang.
Scan-basiert, nicht in Echtzeit
Die Ergebnisse stammen aus Scans, nicht aus einem Live-Feed. Eine Richtlinie, die nach einem Scan läuft, ist so aktuell wie dieser Scan.
Keine Aufbewahrung und kein eDiscovery
Aufbewahrung, Records Management und eDiscovery bleiben bei Microsoft Purview. Rencore bietet sie nicht an.
Digital Workplace
Microsoft 365
Ein Inventar für Benutzer, Gruppen, Apps und jedes verwaltete Objekt in Microsoft 365, mit Richtlinien für Eigentümer, Lebenszyklus, Kosten und Compliance.
Den Microsoft 365 Connector ansehenTeams
Teams-Lebenszyklus automatisieren, Gastzugriffe steuern und Governance-Richtlinien aus einem zentralen Inventar durchsetzen.
Den Teams Connector ansehenSharePoint
Sites, Benutzer und Dateien in SharePoint erkennen und überwachen, mit Richtlinien und Automatisierung für Zugriff, Lebenszyklus und Speicher.
Den SharePoint Connector ansehenExchange
Benutzer- und freigegebene Postfächer in Exchange im Inventar, verknüpft mit Entra ID. Richtlinien finden inaktive, volle und offene Postfächer.
Den Exchange Connector ansehen
Planner
Planner-Pläne und -Aufgaben mit Eigentümern, Mitgliedern und Gruppen im Inventar, verknüpft mit Entra ID, dazu Planner-Boards aus Vorlagen.
Den Planner Connector ansehenViva Engage
Viva Engage Communities mit Eigentümern, Mitgliedern und Aktivität im Inventar, verknüpft mit ihrer Microsoft 365 Gruppe und SharePoint-Website.
Den Viva Engage Connector ansehen
Entra ID
App-Registrierungen entdecken, ablaufende Secrets und Zertifikate erkennen und sehen, welche Apps ohne Owner SharePoint- oder Graph-Rechte haben.
Den Entra ID Connector ansehenFragen zu OneDrive, beantwortet
Was erfasst Rencore in OneDrive?
OneDrive-Konten mit Eigentümer, Kontingent, belegtem Speicher, Größe des Papierkorbs, Anzahl von Dateien und Ordnern und Geostandort, dazu die Dateien, Ordner und Dateifreigaben darin. Jedes OneDrive ist mit seinem Eigentümer in Entra ID verknüpft.
Kann Rencore externe Freigaben entfernen?
Ja. Die Aktion Dokumentfreigabe entfernen wirkt auf Dateifreigaben, Dateien und Ordner und hat die Kritikalität High. Sie läuft innerhalb einer Automatisierung, die bei einem Richtlinienverstoß, nach Zeitplan oder von Hand starten kann und vorher eine Genehmigung einholen darf.
Was passiert mit einem OneDrive, wenn sein Eigentümer geht?
Zwei Richtlinien finden es: OneDrive gehört zu einem deaktivierten Benutzerkonto und OneDrive enthält Dateien deaktivierter Benutzerkonten. Sie listen das Laufwerk mit Eigentümer, Bibliotheks-URL und Kontingent auf. Was mit dem Laufwerk geschieht, ob es einer Führungskraft zugewiesen oder nach Ihren Aufbewahrungsregeln archiviert wird, entscheidet Ihr Team, denn Rencore hat für OneDrive keine Aktion zum Neuzuweisen oder Archivieren.
Decken die Admin Center von OneDrive und SharePoint das nicht schon ab?
Sie decken Freigabeeinstellungen und Speichergrenzen je Mandant, Benutzer oder Website ab, und Microsoft Purview deckt Aufbewahrung und eDiscovery ab. Rencore ergänzt sie und ersetzt sie nicht. Rencore ergänzt eine Richtlinie für jede Frage mit Schweregrad und Trend, die Verknüpfung jedes OneDrive mit seinem Eigentümer in Entra ID und Automatisierungen, die Eigentümer benachrichtigen und Freigaben entfernen, in einer Kontrollebene mit Teams, SharePoint und Exchange.
Wie wird die OneDrive-Abdeckung lizenziert?
OneDrive gehört zum Modul Digital Workplace, zusammen mit Teams, SharePoint, Exchange, Viva Engage, Planner und Entra ID. Den vollständigen Plan-Vergleich finden Sie auf der Preisseite.